Електронний документообіг в Україні: як він працює

Питання електронного документообігу та його впровадження на підприємствах та установах України можна назвати питанням загальнодержавного значення. Важливість електронного документообігу в Україні підкреслено на законодавчому рівні з 2003 року Законом «Про електронні документи та електронний документообіг».

Згодом було впроваджено ще низку правових засад. Зокрема, Закон України «Про електронні довірчі послуги» закріпив юридичну силу електронного документообігу, а постанова Кабінету Міністрів від 17 січня 2018 р. № 55 під назвою «Деякі питання документування управлінської діяльності» рекомендувала виконавчій владі перейти на електронний документообіг та зафіксувала формат електронного документообігу для державних установ.

Паралельно держава привчала до електронного документообігу й приватний бізнес. Зокрема, необхідністю подавати до податкових органів електронні звіти. В більшості випадків цим підприємства й обмежувались аж до початку пандемії коронавірусу. Карантин значно прискорив розвиток електронного документообігу і тепер все більше компаній обмінюються первинними документами в електронній формі між собою.

Тож, давайте визначимо й ми, що таке електронний документообіг, які він має ознаки та чим кращий за традиційний обмін документами.

Що таке електронний документообіг

Документообіг є у кожному бізнесі. Це сукупність інформації, яка створюється та циркулює на підприємстві чи поступає ззовні або створюється для надання за межі компанії.

Електронний документообіг також включає зовнішні та внутрішні документи. Відмінність лише в тому, що він передбачає створення електронних документів – документів, інформацію в яких зафіксовано у вигляді електронних даних. Тобто, ключовою ознакою електронного документообігу стає факт створення електронних документів замість паперових з метою накопичення, надання інформації, а також її обміну.

Етапи роботи з електронним документообігом передбачають такі дії з документами:

створення;
оброблення;
відправлення / передавання;
одержання /підтвердження факту одержання (при потребі);
використання;
зберігання;
знищення.

Переваги електронного документообігу

Очевидно, що електронний документообіг в порівнянні з паперовим дозволяє вивести планування діяльності підприємства, облік та контроль на всіх етапах управління на новий рівень – комплексного підходу, системного аналізу та прогнозування. А це, в свою чергу, підвищує стійкість підприємства в умовах частих криз та знижує ризики в умовах невизначеності. Але цінність процесу полягає ще в кількох питаннях.

Економить час та ресурси

Створення шаблонів документів в електронному вигляді економить час для нових документів та знижує ризики помилок; електронний обмін документами відбувається швидко, без витрат на папір, друк, кур’єрів; автоматичний пошук за будь-яким запитом прискорює роботу та напряму впливає на продуктивність праці.

От, наприклад, щодо типової рутинної дії підписання угоди між двома підприємствами. Електронний документообіг дозволяє значно прискорити цей процес: узгодження деталей та підписання можуть відбутися за декілька годин. І, відповідно, значно прискорити початок робіт або надання послуг чи товарів, здійснення розрахунків, отримання актів виконаних робіт тощо.

Об’єднує всі інформаційні потоки підприємства: внутрішні, зовнішні, змішані тощо

Величезним плюсом є той факт, що електронні документи можна створювати, редагувати, затверджувати, використовувати та зберігати в єдиному електронному інформаційному просторі, уникаючи плутанини та втрати інформації.

Також можна регулювати кількість учасників та користувачів, надаючи доступи до системи електронного документообігу. А ще – легка реєстрація вхідної та вихідної інформації, контроль виконання завдань.

Розповсюджена ситуація прийому на роботу співробітника. Для швидкої адаптації на новому місці та оволодіння посадовими обов’язками обмін інформацією набуває ключового значення. Доступ до системи електронного документообігу вирішує питання доступу до необхідної інформації. Немає потреби відволікати інших співробітників для введення новачка в курс справи. Керівнику достатньо ставити завдання по новій інформації та контролювати її засвоєння. Також при звільненні працівника важлива для підприємства інформація не буде втрачена або ризик втрати значно менший.

Спрощує менеджмент

Це відбувається за рахунок полегшення розподілу завдань між виконавцями, контролю статусів виконання на всіх етапах, та оперативної інформації онлайн в будь-який час з будь-якого місця.

Наприклад, керівник або рядовий співробітник у відрядженні. Використовуючи електронний документообіг, рутинний функціонал посади не постраждає: дистанційно можна здійснювати всі необхідні ролі: створювати первинні та зведені документи, узгоджувати, відхиляти, аналізувати дані, відстежувати статуси завдань тощо.

Як перейти на електронний документообіг

Для підприємства перехід на електронний документообіг означає переведення всіх документопотоків в цифрову електронну форму та автоматизацію обробки документів. Компанія має право самостійно розробляти порядок електронного документообігу та обирати програмне забезпечення для його функціонування. Єдиною обов’язковою умовою є дотримання норм діючого законодавства в сфері електронного документообігу.

Зокрема, законодавством регулюються такі моменти:

реквізити електронного документу;
кваліфікований електронний підпис;
виправлення помилок в електронній звітності до контролюючих органів.

Щоб почати користуватися електронним документообігом, необхідно зробити п’ять дій:

по-перше, розробити та ввести в дію спеціальний документ на підприємстві – інструкцію про електронні документи та електронне діловодство. В ньому обов’язково зафіксувати найменування електронних документів, електронних облікових документів, архівних електронних документів;
по-друге, необхідно отримати кваліфікований електронний підпис, який надає юридичної сили електронним документам. Зроблений в Акредитованому центрі сертифікації ключів ЕЦП є універсальним інструментом та може використовуватись для підпису документів у будь-якому сервісі документообігу. Такий цифровий підпис ви можете отримати і в Ощадбанку, а повний перелік акредитованих центрів за посиланням;
по-третє, обрати та впровадити сервіс з електронного документообігу. Провести навчання співробітників;
в-четвертих, повідомити контрагентів та партнерів про перехід на електронний документообіг, укласти з ними договори про згоду щодо електронних договорів та інших документів та використання електронного підпису;
і, в-п’ятих, закріпити перехід на електронний документообіг наказом по підприємству з певної дати.

Отже, процес запущено. Рутинний порядок роботи з електронним документам (наприклад, договором) передбачає:

створення електронного документу (найчастіше з використанням шаблону, певного формату, що значно економить час);
підпис електронного документа за допомогою обраного сервісу (в режимі онлайн за допомогою спеціального ключа з відміткою часу);
відсилка електронного документа контрагенту (в відміткою про відправлення);
отримання документа від контрагента з підписом.

Особливості обміну документами з контрагентами та державою

Обмін електронними документами між контрагентами і партнерами можливий виключно за умов технічної сумісності електронних документів, іншими словами за умови використання однакового сервісу документообігу.

Для вирішення цієї проблеми створено спеціальну стандартизовану платформу для обміну електронними документами ПТАХ. Ця платформа відкрита для всіх розробників та користувачів і дозволяє інтегрувати надіслані дані в електронні системи компаній за умови підключення і використання платформи.

Тим не менш, для більшої зручності, перед впровадженням електронного документообігу краще запитати контрагентів чим вони користуються та обрати найбільш популярний серед них сервіс. Для решти ж можна використовувати ПТАХ.

Обмінюватись документами з державою технічно значно простіше. Багато сервісів надають можливість відправити звіт до податкової служби. А навіть якщо такої функції у вашому сервісі не передбачено, це можна зробити на сайті cabinet.sfs.gov.ua, маючи лише ЕЦП. На сайтах інших державних установ теж можна замовити електронний документ. Наприклад, запит до ЄДР здійснюється на порталі minjust.gov.ua, а до інших державних органів на сайті kmu.gov.ua.

Сервіси електронного документообігу

Ринок програмних продуктів України пропонує різноманітні програмні рішення для підприємств щодо впровадження або вдосконалення електронного документообігу – як внутрішнього, так і зовнішнього. Існують безкоштовні сервіси, створені з урахуванням всіх вимог українського законодавства.

До таких відноситься Paperless – сервіс для компаній та підприємців по обміну документами між собою в електронній формі. Почати користуватися ним просто: достатньо створити особистий кабінет та електронний цифровий підпис. Користуючись сервісом Paperless, юридична особа отримує можливості обмінюватися з контрагентами бухгалтерськими та юридичними документами, а саме: договорами, рахунками, актами виконаних робіт, видатковими накладними тощо.

Серед платних сервісів найбільш популярними в Україні є сервіси електронного документообігу М.E.Doc (від компанії Укрзвіт), ВЧАСНО, Document.Online, Арт-Офіс, Comarch EDI, FossDoc та ще близько 10 продуктів.

Як правило, всі сервіси доступні цілодобово без вихідних, тобто, в будь-який час. Також вони підтримують достатній рівень безпеки щодо конфіденційності та збереження даних, можуть надати кваліфіковану технічну підтримку. Деякі пропонують можливість розширити функціонал сервісу під індивідуальні потреби клієнта.

Сервіс ВЧАСНО

ВЧАСНО пропонує перевести в електронний вигляд наступні документи:

договори, додаткові угоди;
рахунки та акти наданих послуг;
видаткові накладні;
товарно-транспортні накладні;
довіреності;
офіційні листи;
документи внутрішнього документообігу.

Щоб почати роботу с сервісом ВЧАСНО потрібен доступ в інтернет та електронний цифровий підпис. Далі розробник пропонує зробити декілька кроків:

зареєструватися в сервісі та зареєструвати співробітників;
ознайомитися з правилами користування та ознайомити з ними співробітників;
проінформувати партнерів та контрагентів про перехід на електронний документообіг;
підписувати та надсилати документи контрагентам.

ВЧАСНО пропонує три різних варіанта тарифікації, тому є можливість вибору оптимального в залежності від особливостей бізнесу.

Є безкоштовний тариф «початковий», користуючись яким можна підписувати та надсилати як вхідні, так й вихідні документи, зберігати документи 3 роки. Також є можливість коментувати документи як внутрішнього документообігу, так і разом із зовнішніми контрагентами.

Професійний тариф коштує 5,5 тис. грн. на рік і надає розширені (крім зазначених у початковому тарифі) можливості у вигляді внутрішніх узгоджень, додаткових параметрів та сценаріїв документів (групування за певними ознаками, наприклад), внутрішній документообіг та можливість п’ятирічного зберігання електронних документів в хмарному сховищі.

Тариф «Інтеграція» найширший. Його вартість 2 тис. грн. на рік плюс 1,80 грн. за кожний документ. Цей тариф дозволяє роботу з облікової системи підприємства, надає можливість підписувати та надсилати вхідні та вихідні документи; коментувати їх при необхідності як зі співробітниками, так і з партнерами.

Сервіс Document.Online

Ще один популярний сучасний сервіс електронного документообігу – Document.Online. Сервіс підтримує роботу з усіма Акредитованими Центрами Сертифікації Ключів України та позиціонується як єдина платформа для внутрішнього та зовнішнього документообороту. Користуватися ним можна з будь-яких девайсів – стаціонарних та мобільних пристроїв з усіх куточків світу. Сервіс Document.Online сумісний з будь-якою операційною системою, встановленою на девайсі користувача.

Система Document.Online дозволяє завантажувати та створювати електронні документи з готових шаблонів. Крім цього, є можливість переглядати завантажені створені та підписані документи з відображенням інформації про підписанта.

Окрім цього є функціонал з обміну документами та налаштування маршрутів для документації, що дозволяє реалізувати бізнес-процес погодження та підпису документа як всередині підприємства, так і з контрагентами, ще – повідомити інших працівників про погодження та підписання.

Document.Online пропонує також систему контролю електронного документообігу: зміну статусу документу після виконання дій, сповіщення про закінчення маршруту документу тощо.

Передбачена інтеграція з 1С та іншими популярними обліковими системами.

Document.Online пропонує 6 тарифів різної вартості в залежності від об’ємів документообігу.

До 10 документів – безкоштовно.
100 документів коштуватимуть 150 грн/рік.
500 документів – 650 грн/рік.
1000 документів – 1200 грн/рік.
10 000 документів – 9 000 грн/рік.

Якщо документів більше 10 000, компанія пропонує індивідуальний тариф.

Недоліки електронного документообігу

Так, вони існують. Ось основні:

небажання співробітників переходити на нові технології;
додаткові фінансові витрати, витрати часу на впровадження та адаптацію;
питання безпеки (віруси тощо);
неможливість працювати з усіма контрагентами в електронному середовищі через те, що вони ще не перейшли на електронний документообіг.

Як бачите, переваги значно більші. Тож не вагайтесь і починайте використовувати електронний документообіг у своєму бізнесі. Це значно полегшить ваше життя.