Корпоративна пошта: навіщо потрібна та як її зробити

Сергій Чигир
20/10/2021
Корпоративна пошта

Якщо у вашого бізнесу є сайт, йому знадобиться власна пошта. Без неї доволі складно спілкуватися як із клієнтами, так і всередині колективу. Тож, з’ясуймо переваги корпоративної пошти, які сервіси її пропонують та яку поштову послугу обрати. Розібратися з цією темою допоміг інтернет-маркетолог Іван Мельник.

Електронна пошта відіграє велику роль у роботі компанії, іноді значно більшу, ніж сайт. Вона дає змогу листуватися з клієнтами й партнерами, реєструватися в державних органах та на сайтах, комунікувати всередині колективу. Отже, без власної пошти зараз ніяк.

 Корпоративна пошта: в чому її переваги

  • Довіра з боку клієнтів. Покупці побоюються мати справу з продавцями, що пишуть зі скриньки не  власного домену, а домену безплатних поштових сервісів на кшталт gmail.com, ukr.net, i.ua, meta.ua тощо.  
  • Можливість масових розсилок. Спеціалізовані поштові сервіси вимагають від клієнта мати власну корпоративну пошту із власним доменом.
  • Зручність і додаткова реклама. Користувачу легше запам’ятати вашу поштову адресу, ніж адресу, зареєстровану на безплатних поштових сервісах. Значно простіше надсилати запит на скриньку, приміром, оffice@company.com, ніж на Andryi87@gmail.com. Поштова скринька буде вашою рекламою на сайті, в соцмережах та під час листування.
  • Можливість використовувати автовідповідач. Корпоративна пошта потрібна для сповіщення клієнта про отримання його замовлення, реєстрацію на сайті чи підписку на новини компанії на сайті.
  • Спрощення корпоративних комунікацій. Реєстрація в корпоративних поштових сервісах дає змогу листуватися з клієнтом через одну адресу, мати хмарні сервіси для зберігання даних, а також спеціальні месенджери та планери для спілкування всередині колективу. Завдяки корпоративній пошті ви зможете аналізувати й обробляти комунікацію з клієнтами.

Google та Outlook у поміч

Google та Outlook у поміч

Google Workspace. Найпопулярнішим і найшвидшим способом створити власну корпоративну пошту є сервіс Google, що називається Google Workspace (колишній G Suite). Тут пропонується й безплатна версія для тестування можливих послуг корпоративної пошти. По суті, користувачу доступна вся екосистема Google, зокрема: персоналізовані корпоративні електронні адреси, поштові сервіси Gmail, Календар, Meet, Chat, Диск, Документи, Таблиці, Презентації, Форми, Сайти тощо. 

Корпоративна пошта підприємця захищена сервісом Google. Також сюди можна перенести всю пошту з попередніх скриньок. За додаткову плату ви отримаєте необмежений обсяг пам’яті (якщо у вашій компанії менше ніж 5 користувачів, то кожному з них надається 1 ТБ).

«Щоб мати пошту на своєму домені, треба зареєструвати домен. Така послуга коштує 800–1 000 грн. Після цього можна створити у Google Workspace не лише власну пошту, а й сайт. Тут є конструктор сайтів, у тому числі конструктор інтернет-магазинів. Так ви одночасно отримуєте сайт, корпоративну пошту і хмарний сервіс. Проте можливості конструктора інтернет-магазинів тут не такі великі, як, приміром, у Wordpress чи Tilda», – каже Іван Мельник.

З тим, як зареєструватися на Google Workspace, можна ознайомитися тут.

Послуги сервісу небезплатні. Мінімальні розцінки Google Workspace – 5,40 долара на місяць. За цю суму ви отримуєте:

  • захищену електронну пошту з корпоративними адресами;
  • відеозустрічі на 100 учасників;
  • 30 ГБ у хмарному сховищі на користувача;
  • функції безпеки й адміністрування;
  • стандартну технічну підтримку.

Microsoft Outlook. Ще одним потужним світовим сервісом із надання послуг корпоративної пошти є Microsoft Outlook. На відміну від Google поштовий сервіс надається не у браузері, а у спеціальній програмі на комп'ютері чи в застосунку у смартфоні.   

У бізнес-версії ви отримуєте не лише корпоративну пошту, а й інтеграцію з іншими ресурсами Microsoft, наприклад Skype, LinkedIn, Microsoft Teams тощо.

Для створення корпоративної пошти в Outlook треба:

  • перейти на сторінку domains.live.com;
  • натиснути «Додати домен»;
  • увести ім'я зареєстрованого домену, а також вибрати поштову службу для домену;
  • скопіювати адресу MX-сервера, який міститься на сайті вашого реєстратора домену. Далі вставити цю адресу в рядок MX-сервер на панелі управління доменом;
  • натиснути на блок «Оновити» й чекати завершення оновлення. Процес може тривати до 48 годин;
  • щоб активізувати ваш запис, треба зайти на сторінку mail.live.com. Після цього вже можна працювати з поштою та сервісами.

Вартість послуг із власною електронною адресою стартує від 12,50 долара на місяць (річна передплата з автоматичним поновленням). У цей пакет входить: Microsoft Teams, захищене хмарне сховище, мобільні та вебверсії Word, Excel і PowerPoint.

Пошта через хостинг  

Міжнародні. У хостингових компаніях (хостерів) можна замовити не тільки вебхостинг свого домену (реєстрацію назви й збереження його на серверах), а й пошту зі своїм доменом. Такі послуги пропонують a2hosting, webhostingpad, hostpapa. Вони коштують 2–6 доларів на місяць. Але визначені ресурси пропонують мінімум послуг, тому значно поступаються сервісам Google й Outlook.

Вітчизняні. Власну пошту пропонують й українські хостери (HOSTiQ, Ukraine, Hostenko). Деякі з них мають безплатну реєстрацію протягом тестового періоду, надалі хостинг плюс корпоративна пошта стануть вам у 150–200 грн на місяць.

Чи можлива безплатна пошта

Чи можлива безплатна пошта

А що робити, коли у вас стартап і кожна копійка лічена? Підприємці-початківці мають обмаль грошей і до того ж не впевнені, що їхній бізнес піде вгору. Якщо грошей на пошту немає, можна попервах користуватися послугами безкоштовного сервісу.

«Дійсно безплатний поштовий сервіс для підприємств пропонує хіба що ZOHOMail та Protonmail, але вони мають свої обмеження. Protonmail пропонує відправлення не більше ніж 150 листів на день й обсяг поштової скрині у 500 МБ. ZOHOMail забезпечує безкоштовний сервіс лише команді до 5 осіб, далі доведеться платити – по долару за кожного користувача», – зазначає експерт.  

Обираємо назву

Однак зареєструвати корпоративну електронну пошту – це пів справи. Важливо правильно обрати назву, адже електронна адреса є одним з основних комунікаційних інструментів, за допомогою якого ви будете спілкуватися з клієнтами.  

«Важливо, щоб і назва, і домен були простими, складалися з одного слова. Бажано, щоб головна адреса не була персоніфікованою, а мала нейтральну назву, приміром office, sales, finance. Персональні поштові адреси мають вказувати лише ім’я та прізвище, а не навпаки, бо у світі звикли писати спочатку ім’я, а потім прізвище.

З розділових знаків дозволена тільки крапка, наприклад ivan.melnyk. Жодних нижніх підкреслювань корпоративна пошта не допускає. По-перше, поштові сервіси можуть не пропустити таку назву. По-друге, клієнти не зрозуміють такої адреси чи переплутають її», – радить пан Мельник.

Зареєструвавши корпоративну пошту й обравши правильні адреси для своїх скриньок, ви зможете суттєво покращити кількість і якість власних продажів вже у перші місяці роботи. Але для цього треба ретельно вивчити можливості обраних поштових сервісів, бо всі вони мають певні особливості.

Related Terms

Не пропустити найцікавіше

x