Наталія Заверуха, засновниця і власниця Manageable — агенції з опису та оптимізації бізнес-процесів, розповіла «Будуй своє» про існуючі методи опису бізнес-процесів, а також коли саме їх краще застосовувати і чому.
У попередньому матеріалі йшла мова про те, що описуючи власні процеси, бізнеси стають системними, і за ту саму одиницю часу можуть надавати більше послуг чи виробляти товарів, або ж використовувати його для побудови нової стратегії розвитку і креативних задач.
Проте, аби розпочати опис процесів, необхідно знати, якими чином це можна зробити. Щоденно працюючи над проектами клієнтів, ми з командою виокремили три ключові методи опису бізнес-процесів, якими власники чи керівники компаній послуговуються на різних етапах.
Кожен з них має як переваги, так і низку недоліків.
Текстовий спосіб — це коли можна взяти будь-який бізнес-процес, наприклад, погодження договору, і прописати його звичайним текстом.
Скажімо, менеджер з продажу на основі комерційної пропозиції погоджує договір спочатку з юристом, потім з бухгалтером, потім з фінансистом. Отримує підпис директора і передає клієнту.
Плюси
Цілком достатній опис на старті. Є розуміння послідовності, учасників та певної закономірності дій. Всі працівники можуть ознайомитись і користуватись подібною інструкцією.
Мінуси
Цей опис складно аналізувати та вносити у нього зміни. Якщо він буде не надто детальним, існує загроза, що новий працівник не реалізовуватиме даний процес відповідно до логіки, яку заклали у такий опис.
Табличний спосіб — це зображення структури бізнес-процесу в табличній формі.
Плюси
Дуже зрозумілий формат і структура. До кожної клітинки у таблиці можна внести додаткові коментарі. Має більше ознак системи та розширені можливості для деталізації. Цей метод добре підійде для старту, адже можна зафіксувати, хто відповідальний за процес, що маємо на вході і на виході, час виконання та передачу результатів.
Той самий процес погодження договору починає обростати деталями, наприклад, про те, що саме перевіряють юрист, фінансист та бухгалтер.
Мінуси
Подібні таблички складно поєднувати між собою. Через надмірну деталізацію важко зчитувати всю інформацію, особливо коли наявні великі розгалуження цих процесів.
Графічний спосіб — це зображення структури бізнес-процесів через детальні блок-схеми.
Плюси
За допомогою даного методу ми одразу можемо показати, які у нас є ролі, учасники, де старт та фініш процесу, логіку переходу з одного етапу на інший, документи, якими керуємось, тощо. Створюється простота і цілісність картинки.
Мінуси
Для того, аби описувати бізнес-процеси графічно, слід пройти певне навчання або ж замовити послуги зовнішнього консультанта.
У будь-якому випадку, незалежно від того, який метод ви оберете для опису власних бізнес-процесів, ваші клієнти та партнери з більшою довірою ставитимуться до роботи компанії. Адже прагнення систематизувати процеси вказує на бажання рости, розвиватись і масштабувати власну справу.
