З переходом на електронний документообіг постала необхідність створити захищений надійний електронний підпис, яким можна користуватися, не виходячи з дому. Після кількох трансформацій з’явився кваліфікований електронний підпис.
Докладно про КЕП розказала фінансова експертка, банкір Анастасія Яремчук.
Що таке КЕП
Кваліфікований електронний підпис (КЕП) – це сучасний електронний підпис з удосконаленим рівнем захисту, який базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа. Він має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис. По суті це електронні дані в зашифрованій формі, які в разі потреби додаються до різного роду документів.
Дехто плутає КЕП з електронним цифровим (ЕЦП). Наприкінці 2018 року набув чинності закон України «Про електронні довірчі послуги», який припинив дію ЕЦП і замінив його на КЕП. Тож ЕЦП є просто застарілим терміном.
Які бувають електронні підписи
Наразі є 2 види:
- удосконалений електронний підпис. Ви можете підписатися за допомогою криптографічного перетворення даних, особистий ключ при цьому однозначно пов'язаний з особою, яка підписує. Такий ключ може зберігатися на звичайній флешці;
- кваліфікований електронний підпис, що є модернізованим, більш захищеним складнішим варіантом електронного підпису. Тут для захисту використовується кваліфікований сертифікат відкритого ключа. А для зберігання й транспортування – токен. Це спеціальна флешка, інформацію на якій неможливо ані скопіювати, ані перезаписати.
«Електронні підписи зараз відрізняються рівнем защищеності, – пояснює Анастасія Яремчук. – КЕП має набагато вищий рівень довіри й захисту. Коли застосовується кваліфікований електронний підпис, система перевіряє не тільки цілісність коду, як для удосконаленого електронного підпису, а ще й те, чи дійсно КЕП розташований на спеціальному захищеному переносному пристрої, наприклад, на токені».
Де зберігати КЕП
Існує кілька надійних способів зберігання кваліфікованих електронних підписів:
- спеціальні захищені флешки-токени;
- смарткартки (різновид токена);
- хмарні сервіси – доступ до ключів через інтернет. Перевага в тому, що можна під’єднатися в будь-якій частині світу й не потрібно знищувати фізичні ключі (у варіанті з токеном), що особливо актуально під час воєнних дій;
- ID-картка – носій ключа. Це чип ID-картки, що зчитується за допомогою NFС-технології. За аналогічним методом працює оплата банківською карткою через смартфон. У цьому випадку документи можна підписати через телефон (наприклад, через «Дію»).
Де використовують КЕП
Кваліфіковані електронні підписи обов’язкові у разі роботи:
- з держзакупівлями;
- податковою (робота через електронний кабінет, податкові звітності, накладні тощо);
- держреєстрами;
- нотаріусом;
- органами державної влади;
- органами місцевого самоврядування;
- підприємствами з державною формою власності.
«Наразі підприємці при роботі зі згаданими органами та системами все ще використовують електронні підписи на незахищених носіях, – зазначає пані Яремчук. – Спочатку через карантин Covid-19, а потім через запровадження воєнного стану дію звичайних електронних підписів продовжили. Воєнний стан поки діє до 24 серпня 2022 року. Тож КЕП можна не використовувати ще плюс 6 місяців з цієї дати. Та потрібно розуміти, що на систему підвищеного захисту рано чи пізно доведеться перейти, тому краще підготуватись до цього завчасно».
Особливості роботи з КЕП
Майте на увазі:
- захищені носії-токени коштують від 700 до 2 тис. грн. У разі замовлення на підприємство потрібно оформити мінімум два токени – директору й головному бухгалтеру. До речі, печатка підприємства, якщо така є, потребує окремого токена;
- КЕП зазвичай видається на два роки, але його термін можна продовжити.
Як оформити КЕП
Отримання електронного підпису називається електронною довірчою послугою (ЕДП). Надавачі ЕДП чітко врегульовані й внесені до спеціального списку Мінцифри.
Стати користувачем ЕДП зручно за допомогою Ощадбанку.
Алгоритм складається з трьох етапів:
1. Підприємцю потрібно обов’язково ознайомитись з усією необхідною інформацією, що міститься у Регламенті КНЕДП (кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг) Ощадбанку. Щодо прав та обов’язків користування електронним підписом, ідентифікації особи, порядку роботи із сертифікатом надання послуг і його термінами можна ознайомитися тут.
2. Потрібно підготувати такі документи:
- договір приєднання для фізичних або юридичних осіб;
- заяву про реєстрацію для фізичних або юридичних осіб;
- заяву про зміну статусу кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів.
3. Далі з пакетом документів потрібно звернутися до центру реєстрації КНЕДП для генерації ключів і формування сертифікатів. Контакти можна переглянути за посиланням.
Також є можливість оформити «хмарні», але платні КЕП. Наприклад:
- Cloud Key від ЦСК «Україна» https://uakey.com.ua/page/cloudkey;
- DepositSign https://depositsign.com/.
