Станіслав Стояцький, креативний директор у NGN.agency, в рамках заходу «Дігіталізація vol.2» розповів, які небезпеки виникають під час управління проектами з багатьма учасниками. «Будуй своє» пропонує конспект цієї доповіді.
На моєму досвіді траплялися різні проекти, але останнім часом все більше стає таких, де задіяно багато різних виконавців. Це, безумовно, більш цікаво та й більш складно також. В одній спільній справі можуть бути задіяні і спеціалісти з веб-продакшну, і з просування в інтернеті, і з логістики, і з PR та багатьох інших галузей.
Після першої спільної зустрічі, ніби ніхто навмисно не робить погано, та все починає йти шкереберть. У такі моменти хочеться залізти якнайвище, викричатись, і зрештою запитати: «Чому все це виникає?».
Тож у чому причини проблем?
Спираючись на власний досвід, причини проблем у проектах із багатьма виконавцями можу назвати наступні. Люди в проектах «лажали» не спеціально. Проте існували декілька головних причин: по-перше, різний підхід до внутрішньої комунікації, по-друге, різні менеджерські інструменти, по-третє, різні цілі у кожного з залучених виконавців.
Розмовляти на різних мовах — це явище властиве не лише для великих проектів, а може існувати навіть всередині компанії. На жаль, трапляється, що різні відділи неспроможні домовитися один з одним. Просто проаналізуйте: якщо ви спілкуєтеся між собою у відділі, і не знаходите рішення власних проблем, або чуєте фрази «та вони все тільки зламають, давайте все зробимо самотужки», то навіть важко уявити, як увесь цей хаос сприйматиметься сторонніми компаніями.
Різний інструмент — не менша проблема. Простий приклад — хтось створює документ Word, пересилає в іншу компанію, там його перекидають в Google Docs, вносять правки, пересилають клієнту, він друкує його, вносить правки олівцем та скидає першому автору все це у вигляді фото у Viber. Це купа марної праці.
Різні цілі — тут найрізноманітніші випадки, як у компанії, так і особисті. Хтось переживає, що через проект не візьме відпустки, а хтось — невмотивований. Ще хтось незабаром звільняється і на зустрічі просиджує штанці, а цей — прагне набрати якомога більше тасків, щоб отримати премію, тощо.
Але такі проблеми можна вирішити вже на першій настановній зустрічі. Адже любити проблеми зовсім необов’язково.
Звільняємося від проблем
Отже, маю низку рекомендацій, як уникнути проблем, суперечок, та — завалювання проектів.
1. Передусім оберіть лідера проекту. Це може бути не тільки власник або засновник чогось, проджект-менеджер або тімлід, а й людина з посадою — мідл або мідл-плюс. На мою думку, в питанні вибору керівника проекту важливо уміти знаходити спільну мову з різними людьми, чути запити сторін тощо. Технічні навички грають другорядну роль у цьому випадку.
2. Заплануйте зустріч з усіма сторонами проекту: від замовника до логістичного партнера. Проте зважайте, що на зустрічі мають бути 1-2 представники кожного з учасників, які реалізують проект, а не абихто «задля галочки». Загальна кількість учасників зустрічі — 8-10 чоловік. Якщо виходить більше — скорочуйте, де це можливо, з 2 до 1.
3. На зустрічі проговоріть питання фінансів, інструментарій, і поясніть терміни. Щодо фінансів, то підрядники нерідко працюють на різних умовах, хто на передоплаті, хто на післяплаті, хтось — 50 на 50. Ці різні умови роботи призводять до абсурду і плутанини, що впливає на проект. Тож замовник і виконавець і весь ланцюжок його підрядників повинні розуміти в якому режимі буде проходити оплата.
4. Терміни — не менш важливі, як і фінанси. При плануванні строків виконання врахуйте, хто планує в декрет піти, а хто — у відпустку. Банальна порада — закладайте більше часу на виконання робіт.
5. Інструменти — продумайте загальні, де вестимете документацію. Можна скористатися Telegram для щоденного звітування, Google Drive — для загального. Інструменти повинні бути максимально простими та зрозумілими для усіх сторін.
6. Дайте пояснення термінам та поняттям. Адже у різних команд, скажімо, у IT-спеціалістів і логістів, уявлення про макет можуть відрізнятися. Так само, як і про відкриття магазину та що саме воно включає.
7. Розробіть матрицю і вкажіть відповідальних за ті або інші процеси — той, хто затверджує, консультує тощо. Не забувайте — у проекті ролі можуть змінюватися, і на це варто швидко реагувати.
