Что делать с бюрократией в бизнесе

Наталья Заверуха, основательница и владелица Manageable, рассказала «Будуй своє» о том, в каких бизнес-процессах от бюрократии нужно категорически избавляться.

Информационная справка: Manageable — агентство по описанию и оптимизации бизнес-процессов.

Я занимаюсь налаживанием бизнес-процессов уже более 10 лет. Через меня прошло более 60 проектов из совершенно разных сфер бизнеса. И пока я могу отметить, что то, будет ли иметь место бюрократия в процессах, зависит от:

- целей и стратегии компании;

- текущего уровня зрелости компании.

Конечно, при наладке бизнес-процессов может иметь место и бюрократия. Однако стоит рассмотреть при этом бизнес-процессы в несколько более широком контексте, а именно:

  • масштабирования
  • зависимость от персонала
  • качество и сервис
  • автоматизация

Нас часто спрашивают, с каких процессов следует начинать налаживание процессов или какие описывать не нужно.

Для оптимального старта есть несколько подходов, в которых надо учесть такие факторы, чтобы минимизировать бюрократию:

  • Точки, в которых мы соприкасаемся с клиентом;
  • Точки входа-выхода средств (продажи и закупки);
  • Большая текучка персонала;
  • Планируется ли автоматизация?

Некоторые процессы описывать не стоит, к таковым относятся следующие случаи:

1. Процессы, регламентированные законом. Если кадровое законодательство часто меняется, то стоит подумать, стоит ли инвестировать свои ресурсы в детальные описания.

2. Процессы, в которых нет взаимодействия различных подразделений и участников. Например, это может быть проведение переговоров с клиентом. Под это действие можно написать инструкцию или checklist, бизнес-процесс можно не создавать.

3. Процессы, которые постоянно меняются и это от нас не зависит. Например, это может быть взаимодействие с конкретным поставщиком, в котором правила игры меняются несколько раз в месяц.

4. Процессы, в которых есть большая доля креативности, или же вы хотите гибкости для поиска наилучшего варианта. В таком случае надо понимать пределы таких процессов, требования к результатам и при каких условиях этот процесс уже можно переносить в разряд повторяющихся.

ТОП-советов для борьбы с излишней бюрократией на пути к гибкости:

- Описание процессов и их реальный ход должны совпадать. Часто на старте проекта мы видим, что нам передают определённые уже частично не актуальные инструкции с пометкой. Соответственно первый путь к излишней бюрократии - это писать инструкции, которые не выполняются;

- У каждого процесса должен быть владелец. Владелец бизнес-процесса - это лицо, которое владеет его ресурсами, принимает стратегические решения, контролирует выполнение и отвечает за результаты бизнес-процесса. Как только у процесса появляется владелец, он определяет достаточную степень детализации и ключевые показатели. Тогда потребность в лишних шагах отпадает, мы работаем на результат вместо инструкции.

Важно заметить, что у работников компании должно быть понимание того, что процессы могут меняться, и того, как они могут на это влиять. Здесь может пригодиться  цикл PDCA (аббревиатура от англ. планируй (Plan), делай (Do), проверяй (Check), воздействуй (Act).

 

 

На каждом этапе мы должны помнить о гибкости и эффективности бизнес-процессов:

ПЛАНИРОВАНИЕ. На этом этапе мы проектируем процесс и понимаем, каким он должен быть для достижения его целей.

ИСПОЛНЕНИЕ. Запускаем спроектированный процесс в работу, тестируем его и собираем информацию об отклонениях и показателях.

ПРОВЕРКА. Измеряем показатели и сравниваем их с ожидаемыми.

КОРРЕКТИРОВКА. Корректируем процесс в соответствии с его целевыми показателями.

Таким образом мы вводим культуру постоянного улучшения и работы над процессами. Важно, что в то же время все в команде понимают правила изменений, и кто и как может, инициируют изменения в команде.

 

 

Related Terms

НЕ ПРОПУСТИТЬ САМОЕ ИНТЕРЕСНОЕ

x