Должностные инструкции в компании: что это за документы и зачем они нужны

Должностные инструкции в компании

Разногласия между наемным работником и работодателем часто связаны с различным толкованием функциональных обязанностей и задач, возлагаемых предприятием на сотрудника. Это увеличивает кадровые риски и расходы средств на персонал, приводит к увольнениям, долгому поиску нужного сотрудника на вакантную должность, провоцирует работника на неэффективную работу. 

Как минимизировать непонимание и устранить разногласия с помощью качественно разработанных и внедренных должностных инструкций рассказывает управляющий партнер компании по разработке автоматизированных систем управления бизнесом IJI IT Group Наталья Клименченко. 

В своей практической деятельности я часто сталкиваюсь с тем, что под обычным названием должности может скрываться абсолютно разный смысл работ и набор функциональных обязанностей. 

Например, распространенная должность офис-менеджера может иметь широкий набор функций и, соответственно, требовать от человека различных навыков, умений, знаний. В одной компании офис-менеджер отвечает на входящие звонки, работает с корреспонденцией, организует работу курьеров, водителей, обеспечивает наличие канцтоваров, воды, отвечает на электронную почту, ведет журнал документов. В другой – занимается планированием рабочего дня руководителей, организует встречи, сопровождает юридические документы, подготавливает командировки – билеты, гостиницы, также выполняет другие поручения руководителя. В третьей – руководит административной службой офиса и работает с документами, отвечает за жизнеобеспечение офиса, организует встречи, общается с посетителями, готовит распорядок дня руководителей. Набор функций зависит от специфики структуры компании, ее размера, стиля управления, сложившихся традиций, нюансов корпоративной культуры. 

Объективно важно, чтобы сотрудником понимание своего функционала совпадало с потребностями компании. Именно для этого разрабатываются и дорабатываются специальные документы – должностные инструкции. 

Что такое должностная инструкция 

Должностная инструкция – документ, который описывает виды и последовательность выполнения действий работником компании, который занимает эту должность. 

Принимая нового сотрудника на работу, предприятие заключает с ним трудовой договор, одним из условий которого, согласно действующих правовых норм законодательства Украины, является выполнение работником профессионального (трудового) функционала. Предприятие со своей стороны, согласно этому же договору, обязуется выплачивать ему заработную плату и обеспечивать надлежащие условия труда (Кодекс законов о труде Украины. Статья 21). 

Таким образом, должностная инструкция – это необходимое расширение трудового контракта, которое позволяет предприятию и сотруднику максимально эффективно выполнять договор и избегать разночтений в понимании содержания работ, подчиненности, особых условий должности (если таковые имеются), должностной ответственности. 

Наличие должностных инструкций на предприятии является обязательным. Перечень должностных инструкций должен соответствовать перечню должностей, которые зафиксированы в действующем штатном расписании. 

Исключение составляют должности, обязанности, права и ответственность которых описана в других юридических документах предприятия или организации: например, директор компании, правовой статус которого установлен Уставом предприятия. 

Обязательность наличия должностных инструкций регулируется содержанием Кодекса законов о труде Украины. Статья 29 подчеркивает, что работодатель до начала работы обязан проинформировать нового сотрудника о его правах и обязанностях. Информация об обязанностях, правах и ответственности работника изложена в должностной инструкции (согласно Справочника квалификационных характеристик профессий работников, п.4 Общих положений, утвержден приказом Министерства труда Украины от 29.12.2004 № 336). 

Разрабатывая должностные инструкции, нужно использовать ряд документов, которые помогут сделать это правильно: Классификатор профессий, Справочник квалификационных характеристик профессий работников, внутренние документы предприятия (устав, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка). 

Должностная инструкция состоит из нескольких разделов и содержит необходимую информацию о том, каким требованиям должен отвечать работник на этой должности, чем он должен заниматься на рабочем месте, его полномочия, кому подчиняется, какие права имеет и какую ответственность несет. 

Практическая рекомендация: стоит подойти к вопросу разработки должностных инструкций основательно и со всей тщательностью, ведь каждое предприятие имеет свои особенности и тонкости. Конечно, легче воспользоваться типовыми, уже кем-то написанными, должностными инструкциями, которые можно найти в открытых источниках, но ни одна из них не может на 100% соответствовать конкретной должности в организационной структуре конкретного предприятия. 

Основные разделы должностной инструкции 

Общие положения 

В этом разделе зафиксирована следующая информация: 

  • полное наименование должности (согласно действующему Классификатору профессий);
  • отдел / департамент / подразделение, в которое входит должность; 
  • квалификационные требования к должности, уровень образования и специальность, необходимый опыт работы по специальности, другие требования;
  • порядок назначения на должность и освобождения от должности;
  • подчиненность; 
  • замещения на период отпуска и больничного, командировок; 
  • законы, положения, документы, регламентирующие работу на этой должности; 
  • другая общая информация, касающаяся должности. 

Практическая рекомендация: при необходимости требования к должности (образование, квалификация, опыт, специальные знания и навыки, разряды, научные степени и др.) можно вынести в отдельный раздел должностной инструкции, назвав его «Квалификационные требования к должности». 

Задачи и обязанности 

Задачи и обязанности

Содержание этого раздела является ключевым для предприятия и сотрудника. В нем говорится о задачах, возложенных на должностное лицо и о функциях, которые должен выполнять сотрудник на рабочем месте. 

Этому разделу стоит уделить особое внимание и максимально точно и подробно описать содержание работ. Особого внимания требует описание следующих пунктов: 

  • перечень задач, которые должен решать сотрудник на этой должности в рамках подразделения и предприятия в целом;
  • виды работ, которые выполняет сотрудник; 
  • участок работ, за который отвечает сотрудник;
  • перечень самостоятельных работ (если таковые имеются).

Содержание раздела «Характеристика работ» должно соответствовать разделу «Общие положения» и не противоречить ему. Например, виды работ, описанные в этом разделе, предполагают достаточную квалификацию, описанную в пункте о требованиях к должности. 

Практическая рекомендация: этот раздел лучше разрабатывать рабочей группой, в которую следует включить функционального руководителя; опытных специалистов, которые знают и понимают работу на этой должности, понимают особенности предприятия и его внутренней среды; руководителя отдела по работе с персоналом; юриста. Такая группа способна обеспечить высокое качество информации для ключевого раздела должностной инструкции. 

Права сотрудника 

Этот раздел определяет круг полномочий должности и описывает, в каком формате и какими методами сотрудник может качественно выполнять возложенные на него обязанности. Например, быть проинформированным о решениях руководства, которые имеют отношение к его функциональным обязанностям; согласовывать документы, принимать решения, участвовать в совещаниях, вносить предложения и тому подобное. 

В этот раздел также стоит добавить перечень действий, которые сотрудник имеет право осуществлять в случае возникновения нестандартных ситуаций. А также при возникновении ситуации, когда необходимо внести изменения в существующий порядок работы. 

Практическая рекомендация: этот раздел можно расширить, сделав его регламентированной площадкой для творческого подхода к работе: здесь можно зафиксировать возможные алгоритмы по самым разным ситуациям, тем самым предоставляя возможность сотруднику реализовывать креативный потенциал даже в рутинных должностях. 

Ответственность 

В этом разделе собрана информация о том, как связаны между собой результаты работы сотрудника и его ответственность за эти результаты в рамках должностных полномочий. Также в этом разделе описаны ситуации и наступающая ответственность в случае нарушения закона, ненадлежащих действий или бездействия должностного лица в рамках выполнения или невыполнения служебных обязанностей. 

Практическая рекомендация: информацию в данном разделе стоит изложить максимально точно и подробно, чтобы избежать разночтений в случае наступления ответственности за ненадлежащее исполнение своих обязанностей. Чем точнее сформулированы пункты этого раздела, тем больше понимания будет у работника о том, как его работа влияет на работу всего предприятия. 

Взаимоотношения (связи с должностью) 

Этот раздел предусматривает описание места должности в подразделении и в компании в целом: с кем и по каким вопросам происходит взаимодействие, с какими отделами, с какими сотрудниками. 

Если для выполнения своих обязанностей должностное лицо взаимодействует со сторонними предприятиями и организациями, информация об этом также входит в этот раздел. Стоит описать формат: отчет, аналитическая записка, информационный лист, сообщение и тому подобное; каналы коммуникации – электронная почта, телефонная связь, бумажный носитель. 

Кроме этого, пункт взаимодействие содержит информацию о частоте коммуникаций. Особенно это важно для регулярных регламентированных отчетов и документов, сообщений и т.п. 

Практическая рекомендация: в этот раздел следует включить регламенты по совместной разработке или согласованию документов, или проектов, в которых предусмотрено участие сотрудника на данной должности. 

Если пункты выше не позволяют описать все тонкости обязанностей должности, должностная инструкция может быть расширена дополнительными пунктами. 

Утверждение должностной инструкции

После разработки должностная инструкция в двух экземплярах проходит процесс утверждения руководителем, о чем на титульном листе документа делается отметка «Утверждаю» с указанием должности и фамилии руководителя, подписью и датой. Один экземпляр находится в отделе по работе с персоналом, второй – у руководителя структурного подразделения. Сотруднику выдается копия под подпись.

Иногда возникают ситуации, требующие внесения изменений в должностные инструкции. Например, перераспределение функциональных обязанностей в связи с сокращением штатных единиц, изменение названия профессии в Классификаторе, расширение квалификационных требований к должности. Основанием для внесения изменений является приказ по предприятию. 

Резюмируя, отметим, что должностные инструкции – обязательные документы на предприятии. Но важно не только их наличие, но и качество изложенной в них информации. Качественная должностная инструкция – это незаменимый помощник в работе как для компании, так и для сотрудника: в понимании обязанностей и прав, в определении функционала и взаимодействия, в сложных вопросах трудовых споров и конфликтных ситуациях. Поэтому не жалейте времени на ее грамотное составление! 

Related Terms

НЕ ПРОПУСТИТЬ САМОЕ ИНТЕРЕСНОЕ

x