Движение денежных средств (Cash Flow). Полезный инструмент для управления бизнесом

Cash Flow

Движение денежных средств – это изменение остатков наличности в кассе и средств на счетах компании в процессе осуществления деятельности. Сумма остатка формируется путем получения разницы между суммой всех поступлений и всех выплат плюс остаток, который был на момент начала расчета.

Суть управления движением денежных средств в том, чтобы обеспечить максимально возможную синхронность поступлений и расходов, сформировать достаточную финансовую подушку и не попасть в ситуацию дефицита денежных средств на остатках. В противном случае это может привести к банкротству бизнеса.

Источники денежных средств

Денежные средства предприятия условно делятся на две большие группы: собственные и заемные и формируются из нескольких источников.

Источники собственных средств:

  • Уставный капитал. Чтобы начать деятельность, предприятию нужен начальный капитал, который создается в начале деятельности предприятия и состоит из взносов владельцев бизнеса. Эти взносы могут быть не только в денежной форме, но и в виде оборудования, зданий и сооружений, других материальных ценностей. К собственным деньгам относятся только денежные взносы в уставный капитал, которые учитываются на остатках кассы и / или расчетных счетов.
  • Выручка от основной деятельности – средства, полученные от реализации товаров и услуг, продуктов основной деятельности предприятия. На этот источник влияет конкурентная среда: цена реализации, себестоимость, доля рынка, условия оплаты при продаже. Именно этот источник является основным и обеспечивает львиную долю собственных средств для функционирования бизнеса.
  • Выручка от других видов деятельности. Кроме основной деятельности, предприятие может получать доход от операций, не связанных с основным продуктом. Например, доход от сдачи в аренду свободных площадей.

Источники заемных средств:

  • Кредиты (краткосрочные, среднесрочные, долгосрочные). По ряду причин в случае недостатка собственных средств предприятие может использовать кредитные средства на текущую и инвестиционную деятельность.
  • Ценные бумаги (акции, векселя, облигации). Цель выпуска ценных бумаг – привлечь дополнительные средства и увеличить прибыль компании.

Главные усилия по управлению денежными средствами должны направляться на источник «выручка от основной деятельности». Другие источники являются дополнительными, ситуативно антикризисными инструментами для финансового оздоровления.

Функционируя, бизнес генерирует расходы и доходы. Сумма расходов в месяц должна быть обеспечена суммой доходов, которые должны быть получены предприятием в тот же период, в котором оно платит свои расходы.

Если предприятию пришло время платить по счетам, а покупатели не оплатили приобретенный товар, возникает дефицит средств – кассовый разрыв: товар продан, доход получен, а поступлений денежных средств не произошло и оплаты осуществить невозможно.

Недостаток средств может быть обусловлен ​​рядом причин. Остановимся на основных.

1. Несовпадение сроков продажи товара/услуг и сроков оплаты продажи. То есть работа с отсрочкой платежа (в кредит). Если при этом предприятие работает со своими поставщиками по предоплате, оплате по факту или с отсрочкой платежа, который короче, чем отсрочка платежа у покупателя, высока вероятность возникновения кассового разрыва. 

Аудит коммерческих договоров как с поставщиками, так и с покупателями на предмет условий оплаты необходимо проводить регулярно, частота такого аудита зависит от особенностей бизнеса.

Обязательное условие: сравнение договоров на закупки и на продажу по срокам оплаты. Идеально, если вы продаете по подписке, а покупаете с отсрочкой платежа. В любом случае лучше стремиться к тому, чтобы ваши покупатели платили вам раньше, чем у вас наступит срок оплаты поставщику. Если рыночные условия не позволяют избежать этих рисков (например, вы потеряете клиентов, не предложив им отсрочку платежа в 90 дней и не сможете купить сырье по выгодной цене без предоплаты), стоит рассмотреть возможность привлечения заемных средств, например, овердрафта.  

2. Инфляция и длительный производственный цикл. Сырье дорожает быстрее, чем предприятие получает выручку от продажи. Таким образом, наступает момент, когда платить за сырье становится нечем и предприятие вынуждено брать кредит. 

3. Работа с рисковыми контрагентами. Иногда для увеличения продаж или расширения рынков сбыта предприятие заключает договора с непроверенными или ненадежными контрагентами, которые не выдерживают условий оплаты по договору, что приводит к непредвиденным задержкам платежей или возникновению безнадежной дебиторской задолженности.

Прогнозировать сложные ситуации и снизить риски можно с помощью детального планирования денежных средств и составления отчета о движении денежных средств на регулярной основе – от ежедневного, еженедельного до годового в разрезе наличных и безналичных денежных средств, прогнозного и фактического.

Методы учета денежных средств 

При составлении отчета о движении денежных средств используют два основных метода учета – прямой и косвенный. 

Прямой метод проще и отражает все поступления и выплаты в нужном периоде, информирует о том, какими остатками средств оперирует предприятие на начало и конец периода, за который составлен отчет. При этом прямой метод не дает возможности учитывать задолженности предприятия (дебиторскую / кредиторскую). 

Косвенный метод учета ориентирован на управление всеми видами капитала, не только денежными средствами. Он связан с балансом и рассчитывается путем определения денежных и неденежных статей баланса, учитывает изменение доходов и расходов будущих периодов, амортизацию, получение и погашение кредитных средств. 

Отчет о движении денежных средств 

Отчет о движении денежных средств

Для оперативного финансового учета целесообразно использовать прямой метод учета денежных средств: логика составления его проста и понятна, не требует специальных знаний в области бухгалтерского и финансового учета. Для полной картины следует регулярно (еженедельно или ежемесячно) анализировать отчет о дебиторской и кредиторской задолженности для понимания темпов изменения показателей. 

Составление отчета о движении прямым методом описывается следующим алгоритмом, состоящим из нескольких шагов. 

1.Сбор данных для отчета. Исходные данные для отчета о движении денежных средств содержатся в банковских выписках по счетам предприятия и в кассовых документах. Можно воспользоваться учетной системой предприятия, сформировав в ней отчеты с данными о денежных потоках на счетах предприятия и в кассе за один и тот же период. 

Данные должны быть раскрыты по следующим параметрам: 

  • дата операции
  • сумма операции
  • оплата или поступление денежных средств
  • содержание операции (за что произведена оплата или поступление денежных средств)
  • от кого или кому оплачены средства.

2.Разработка формы отчета. Для управленческого финансового учета форма отчета о движении денежных средств может иметь различные формы и глубину детализации: от самых простых до развернутых. Важно понимать, что этот отчет составляется за период и отражает остатки денежных средств на начало и конец периода, а также поступления и выплаты денежных средств за этот же период. 

В бухгалтерском учете существуют общепринятые формы отчета о движении денежных средств. Они заполняются за квартал или год на основании данных бухгалтерского учета и как правило после окончания отчетного периода. Для оперативного и легкого контроля денежных потоков и удобного управления ими есть смысл в создании более простой в заполнении и использовании формы.

Простой отчет о движении денежных средств может иметь следующую форму: 

Отчет о движении денежных средств за период 01.01.21-31.01.21

Остаток денежных средств на 01.01.21, грн.

1000

     

В том числе на расчетном счете, грн.

700

     

В том числе в кассе, грн.

300

     

Дата

Расчетный счет/касса

Поступление

Оплата

Содержание операции

Комментарий

05.01.21

Расчетный счет

 

-120

Оплата воды

Операционные затраты

10.01.21

Расчетный счет

5000

 

Поступление за товар

Операционные доходы

10.01.21

Касса

2000

 

Поступление за товар

Операционные доходы

20.01.21

Расчетный счет

 

-4000

Оплата аренды

Операционные затраты

22.01.21

Касса

 

-200

Оплата процентов по кредиту

Финансовые затраты

31.01.21

Расчетный счет

 

-500

Покупка оборудования 

Инвестиционные затраты

Остаток денежных средств на 31.01.21, грн.

3180

     

В том числе на расчетном счете, грн.

1080

     

В том числе в кассе, грн.

2100

     

Более развернутые формы отчетов могут состоять из трех разделов – операционная деятельность, финансовая деятельность, инвестиционная деятельность. Также могут содержать информацию о денежных средствах в пути (например, эквайринг), о контрагенте, более детальное описание операции. 

Также у предприятия может быть несколько расчетных счетов, несколько валют для расчетов, что тоже можно детализировать в отчете. При разработке формы отчета о движении денежных средств важно руководствоваться достаточностью информации, удобством и наглядностью, не перегружать отчет цифрами и деталями, чтобы вместо удобного инструмента управления не получить громоздкий неповоротливый массив ни о чем не говорящих цифр.

3.Отражение исходных данных. Исходные данные в отчете отражаются по принципу своевременности и точности: каждая операция отражается в ту дату, когда она произошла. Важно заполнять все поля и регистры отчета по каждой операции для возможности дальнейшей группировки данных и анализа. 

Для контроля правильности данных следует проводить выборочный аудит первичных документов: проверять суммы по контрактам, просматривать банковские выписки, проверять остатки денежных средств на расчетных счетах по данным от банков, снимать остаток в кассе, физически пересчитывая его и сверяя данные, отраженные в отчете.

4.Исключение внутренних оборотов. Для того, чтобы денежный поток, рассчитанный в отчете, был верным, необходимо выделять и исключать (сворачивать) технические операции: переброска средств с расчетного счета в кассу и наоборот, между расчетными счетами, перевод денежных средств из одной валюты в другую, обмен денежными средствами между компаниями одного холдинга (при составлении консолидированного отчета) и др. 

Как анализировать отчет о движении денежных средств и о чем он говорит 

Как анализировать отчет о движении денежных средств и о чем он говорит

В отчете о движении денежных средств отражаются реальные поступления и расходы предприятия за период. 

Анализируя отчет, можно получить важную информацию для принятия управленческих решений: 

  • оценить текущее финансовое состояние предприятия: насколько поступления денежных средств регулярные и достаточные для покрытия расходов и своевременного осуществления всех выплат; 
  • оценить полноту и своевременность отражения операций по кассе и на расчетных счетах в бухгалтерском и управленческом учете; 
  • установить взаимосвязь между объемами реализации и объемами денежных поступлений; 
  • оценить целесообразность расходов и выявить ненужные расходы или расходы, которые можно уменьшить; 
  • планировать поступления денежных средств и оплаты, определить необходимость привлечения заемных средств: кредитов, овердрафтов, инвестиций; 
  • рассчитать размер кассового разрыва, спрогнозировать план по его сокращению и ликвидации. 

Если у предприятия наблюдается нехватка денежных средств на покрытие текущих платежей, нужно проводить анализ в двух направлениях: поступлений на предмет их увеличения и оплат на предмет их уменьшения. 

Если отчет о движении денежных средств составляется некорректно, в нем отражаются не все операции, остатки в отчете не соответствуют реальным, нужно провести аттестацию сотрудника, составившего отчет, на профессиональное соответствие, проверить документооборот и ведение учета финансов, разработать и наладить бизнес-процесс учета финансов. 

Если кассовый разрыв большой и предприятие не может своими силами с ним справиться, стоит просчитать возможность привлечения заемных средств. В зависимости от характера кассового разрыва это может быть овердрафт, инвестиции или кредит.

Как использовать Cash Flow при планировании и оценке рисков бизнеса 

На основании отчета о движении денежных средств (Cash Flow) составляется прогноз поступлений и выплат, а также можно рассчитать остатки денежных средств на конец планируемого периода для понимания достаточности или недостаточности средств предприятию для нормального функционирования. 

Прогнозный отчет (бюджет) о движении денежных средств – это один из важнейших управленческих инструментов бизнеса. Составить его можно на основании фактических отчетов Cash Flow за несколько периодов. 

Если бизнес имеет ярко выраженную сезонность, резонно планировать на основании полного отработанного сезона, чтобы учесть спады и падения поступлений и оплат. 

Для составления прогнозного отчета необходимо использовать ту же форму, что и для фактического отчета.

Для планирования поступлений необходимо учесть фактические данные, также договоры и контракты, заключенные на прогнозируемый период, планы продаж с учетом условий оплаты покупателями; учесть возможный рост себестоимости, цен. 

Для планирования расходов – проанализировать фактические данные, сверить оплаты прошлых периодов с действующими договорами по закупкам, оплатам услуг и пр. оплатами, собрать при необходимости данные контрагентов о стоимости их товаров и услуг на будущий период, который прогнозируется.

На основании прогнозного Cash Flow можно строить платежный календарь и создавать процесс утверждения и согласования регулярных платежей, сверяя бюджетные суммы с суммами к оплате и таким образом контролируя перерасход средств еще на стадии планирования выплат.

Очевидно, что, если в результате прогнозного Cash Flow получается отрицательный прогнозный остаток на конец периода, необходимо проведение внимательного анализа бизнеса со стороны менеджмента или собственника. Для снижения рисков и исправления ситуации следует определить возможные резервы и зоны роста: работа с дебиторской задолженностью; пересмотр условий оплаты как с покупателями, так и с поставщиками; анализ цен в сторону их возможного повышения; тщательный и детальный анализ расходов; поиск дополнительных источников доходов, финансирования, инвестиций. Набор инструментов широк и зависит от результатов анализа, стратегии бизнеса, позиции компании на рынке и других факторов.

Инструменты и формы для составления отчета о движении денежных средств (Cash Flow) 

Для построения отчета о движении денежных средств можно воспользоваться стандартной программой Excel или специальными программами для финансового и управленческого учета. 

Для построения Cash Flow в Excel достаточно создать документ, в котором создать таблицу по разработанной форме, прописать формулы, которые рассчитывают остатки, и заполнять таблицу с периодичностью день / неделя / месяц или любой другой период. 

Для более детального учета можно создать несколько листов – расчетный счет, касса, сводный лист и делать отчет по каждому денежному потоку отдельно, сводя их вместе на сводном листе при помощи функций сводных таблиц. 

При условии унифицированных записей содержания операций, Excel позволяет устанавливать фильтры и делать отбор по признаку. Например, все операции с содержанием «аренда» и т.п. Кроме этого, можно строить графики и диаграммы для получения наглядного материала для анализа.

Построение отчета о движении денежных средств в Excel имеет и ряд недостатков. Данные для отчета заносятся вручную, копирование из других источников и учетных программ в нужную форму как правило трудоемко или вовсе невозможно. Большое количество операций превращается в массивный файл, с которым сложно работать и трудно найти ошибки в расчетах. Поэтому отчет о движении денежных средств в Excel подходит для небольших предприятий с небольшим количеством операций и несложной аналитикой.

Специальные учетные программы позволяют создавать отчет о движении денежных средств на основании первичных учетных данных, которые вносятся непосредственно в программу в рамках текущего бухгалтерского и управленческого учета. Или имеют специальные буферы обмена, которые позволяют загрузить нужные данные и минимизировать ручной труд. В качестве примера специальных программ для финансового и управленческого учета можно привести программный продукт FINMAP, который содержит готовые удобные и простые формы отчета о движении денежных средств. Этот сервис разработан специально для предпринимателей и позволяет оценивать возможности своего бизнеса без специальных знаний бухгалтерского и финансового учета. Для зарегистрированных пользователей «Будуй Своє» действует скидка 50% на первый год пользования FINMAP. Чтобы получить скидку – перейдите по соответствующему предложению в личном кабинете

Используйте отчет о движении денежных средств ежедневно, это поможет оперативно реагировать на возможные проблемы, избегать перекосов в денежных потоках и снизить риски банкротства бизнеса.

Related Terms

НЕ ПРОПУСТИТЬ САМОЕ ИНТЕРЕСНОЕ

x