Электронный документооборот в Украине: как он работает

Электронный документооборот в Украине

Вопрос электронного документооборота и его внедрения на предприятиях и в учреждениях Украины можно назвать вопросом общегосударственного значения. Важность электронного документооборота в Украине подчеркнута на законодательном уровне с 2003 года Законом «Об электронных документах и ​​электронном документообороте». 

Впоследствии было принято еще несколько определяющих правовых документов. В частности, Закон Украины «Об электронных доверительных услугах» закрепил юридическую силу электронного документооборота, а постановление Кабинета Министров от 17 января 2018 № 55 под названием «Некоторые вопросы документирования управленческой деятельности» рекомендует исполнительной власти перейти на электронный документооборот и фиксирует формат электронного документооборота для государственных учреждений. 

Параллельно государство приучало к электронному документообороту и частный бизнес. В частности, необходимостью представлять в налоговые органы электронные отчеты. В большинстве случаев этим предприятия и ограничивались до начала пандемии коронавируса. Карантин значительно ускорил развитие электронного документооборота и теперь все больше компаний обмениваются первичными документами в электронной форме между собой. 

Поэтому, давайте определим и мы, что такое электронный документооборот, его признаки и его преимущества перед традиционным обменом документами. 

Что такое электронный документооборот 

Документооборот есть в каждом бизнесе. Это совокупность информации, которая создается и циркулирует на предприятии или поступает извне, или создается для предоставления за пределы компании. 

Электронный документооборот включает внешние и внутренние документы. Отличие лишь в том, что он предусматривает создание электронных документов – документов, информация в которых зафиксирована в виде электронных данных. То есть ключевым признаком электронного документооборота становится факт создания электронных документов вместо бумажных с целью накопления, предоставления информации, а также ее обмена. 

Этапы работы с электронным документооборотом предусматривают такие действия с документами: 

  • создание; 
  • обработка; 
  • отправка / передача;
  • получение / подтверждение факта получения (при необходимости); 
  • использование; 
  • хранение; 
  • уничтожение. 

Преимущества электронного документооборота 

Очевидно, что электронный документооборот по сравнению с бумажным позволяет вывести планирование деятельности предприятия, учет и контроль всех этапов управления на новый уровень – комплексного подхода, системного анализа и прогнозирования. А это, в свою очередь, повышает устойчивость предприятия в условиях частых кризисов и снижает риски в условиях неопределенности. Но ценность процесса состоит еще в нескольких вопросах. 

Экономит время и ресурсы 

Создание шаблонов документов в электронном виде экономит время для новых документов и снижает риски ошибок; электронный обмен документами происходит быстро, без затрат на бумагу, печать, курьеров; автоматический поиск по любым запросам ускоряет работу и напрямую влияет на производительность труда. 

Вот, например, типичное рутинное действие – подписание соглашения между двумя предприятиями. Электронный документооборот позволяет значительно ускорить этот процесс: согласование деталей и подписание могут произойти в течение нескольких часов. И, соответственно, значительно ускорить начало работ или предоставления услуг, или товаров, осуществления расчетов, получения актов выполненных работ и тому подобное. 

Объединяет все информационные потоки предприятия: внутренние, внешние, смешанные и т.д. 

Огромным плюсом является тот факт, что электронные документы можно создавать, редактировать, утверждать, использовать и хранить в едином электронном информационном пространстве, избегая путаницы и потери информации. 

Также можно регулировать количество участников и пользователей, предоставляя доступ к системе электронного документооборота. А еще – легкая регистрация входящей и исходящей информации, контроль выполнения задач. 

Распространенная ситуация приема на работу сотрудника. Для быстрой адаптации на новом месте и овладения должностными обязанностями обмен информацией приобретает ключевое значение. Доступ к системе электронного документооборота решает вопрос доступа к необходимой информации. Нет нужды отвлекать других сотрудников для ввода новичка в курс дела. Руководителю достаточно ставить задачи по новой информации и контролировать ее усвоение. Также при увольнении работника важная для предприятия информация не будет утеряна или риск потери значительно меньше. 

Упрощает менеджмент 

Это происходит за счет облегчения распределения задач между исполнителями, контроля статусов выполнения на всех этапах и оперативной информации онлайн в любое время в любом месте. 

Например, руководитель или рядовой сотрудник в командировке. Используя электронный документооборот, рутинный функционал должности не пострадает: дистанционно можно осуществлять все необходимые роли: создавать первичные и сводные документы, согласовывать, отклонять, анализировать данные, отслеживать статусы задач и тому подобное.

Как перейти на электронный документооборот

Для предприятия переход на электронный документооборот означает перевод всех документопотоков в цифровую электронную форму и автоматизацию обработки документов. Компания имеет право самостоятельно разрабатывать порядок электронного документооборота и выбирать программное обеспечение для его функционирования. Единственным обязательным условием является соблюдение норм действующего законодательства в сфере электронного документооборота. 

В частности, законодательством регулируются следующие моменты: 

  • реквизиты электронного документа;
  • квалифицированная электронная подпись; 
  • исправление ошибок в электронной отчетности в контролирующие органы. 

Чтобы начать использовать электронный документооборот, необходимо сделать пять действий: 

  • во-первых, разработать и ввести в действие на предприятии специальный документ – инструкцию об электронных документах и ​​электронном делопроизводстве. В нем обязательно зафиксировать наименование электронных документов, электронных учетных документов, архивных электронных документов; 
  • во-вторых, необходимо получить квалифицированную электронную подпись, которая предоставляет юридическую силу электронным документам. Сделанная в аккредитованном центре сертификации ключей ЭЦП является универсальным инструментом и может использоваться для подписи документов в любом сервисе документооборота. Такую цифровую подпись можно получить и в Ощадбанке, а полный перечень аккредитованных центров по ссылке
  • в-третьих, выбрать и внедрить сервис по электронному документообороту. Провести обучение сотрудников; 
  • в-четвертых, сообщить контрагентам и партнерам о переходе на электронный документооборот, заключить с ними договоры о согласии относительно электронных договоров и других документов, и использования электронной подписи; 
  • и, в-пятых, закрепить переход на электронный документооборот с определенной даты приказом по предприятию. 

Итак, процесс запущен. Рутинный порядок работы с электронным документом (например, договором) предусматривает: 

  • создание электронного документа (чаще всего с использованием шаблона определенного формата, что значительно экономит время);
  • подписание электронного документа с помощью выбранного сервиса (в режиме онлайн с помощью специального ключа с отметкой времени); 
  • отсылка электронного документа контрагенту (с отметкой об отправке) 
  • получение документа от контрагента с подписью. 

Особенности обмена документами с контрагентами и государством 

Сервисы электронного документооборота

Обмен электронными документами между контрагентами и партнерами возможен исключительно при условии технической совместимости электронных документов, то есть при использовании одинакового сервиса документооборота.

Для решения этой проблемы создана специальная стандартизированная платформа по обмену электронными документами ПТАХ. Эта платформа открыта для всех разработчиков и пользователей и позволяет интегрировать присланные данные в электронные системы компаний при условии подключения и использования платформы.

Тем не менее, для большего удобства, перед внедрением электронного документооборота лучше спросить контрагентов чем они пользуются и выбрать наиболее популярный среди них сервис. Для остальных же можно использовать ПТАХ.

Обмениваться документами с государством технически значительно проще. Многие сервисы предоставляют возможность отправить отчет в налоговые органы.  А даже если такой функции в вашем сервисе не предусмотрено, это можно сделать на сайте cabinet.sfs.gov.ua, имея лишь ЭЦП. На сайтах других государственных органов тоже можно заказать электронный документ. Например, запрос в ЕГР осуществляется на портале minjust.gov.ua, а в другие государственные органы – на сайте kmu.gov.ua

Сервисы электронного документооборота 

Рынок программных продуктов Украины предлагает различные программные решения для предприятий по внедрению или совершенствованию электронного документооборота – как внутреннего, так и внешнего. Существуют бесплатные сервисы, созданные с учетом всех требований украинского законодательства. К таким относится Paperless – сервис для компаний и предпринимателей по обмену документами между собой в электронной форме. Начать пользоваться им просто: достаточно создать личный кабинет и электронную цифровую подпись. Пользуясь сервисом Paperless, юридическое лицо получает возможность обмениваться с контрагентами бухгалтерскими и юридическими документами, а именно: договорами, счетами, актами выполненных работ, расходными накладными и тому подобными. 

Среди платных сервисов наиболее популярными в Украине являются сервисы электронного документооборота М.E.Doc (от компании Укрзвит), ВЧАСНО, Document.Online, Арт-Офис, Comarch EDI, FossDoc и еще около 10 продуктов. 

Как правило, все сервисы доступны круглосуточно без выходных, то есть в любое время. Также они поддерживают достаточный уровень безопасности относительно конфиденциальности и сохранности данных, могут предоставить квалифицированную техническую поддержку. Некоторые предлагают возможность расширить функционал сервиса под индивидуальные потребности клиента. 

Сервис ВЧАСНО 

ВЧАСНО предлагает перевести в электронный вид следующие документы: 

  • договоры, дополнительные соглашения; 
  • счета и акты оказанных услуг; 
  • расходные накладные;
  • товарно-транспортные накладные;
  • доверенности; 
  • официальные письма;
  • документы внутреннего документооборота.

Чтобы начать работу с сервисом ВЧАСНО нужен доступ в интернет и электронная цифровая подпись. Далее разработчик предлагает сделать несколько шагов: 

  • зарегистрироваться в сервисе и зарегистрировать сотрудников;
  • ознакомиться с правилами пользования и ознакомить с ними сотрудников; 
  • проинформировать партнеров и контрагентов о переходе на электронный документооборот;
  • подписывать и отправлять документы контрагентам. 

ВЧАСНО предлагает три различных варианта тарификации, поэтому есть возможность выбора оптимального в зависимости от особенностей бизнеса. 

Есть бесплатный тариф «начальный», пользуясь которым можно подписывать и отправлять как входящие, так и исходящие документы, хранить документы 3 года. 

Также есть возможность комментировать документы как внутреннего документооборота, так и вместе с внешними контрагентами. 

Профессиональный тариф стоит 5,5 тыс. грн. в год и предоставляет расширенные (кроме указанных в первоначальном тарифе) возможности в виде внутренних согласований, дополнительных параметров и сценариев документов (группировка по определенным признакам, например), внутренний документооборот и возможность пятилетнего хранения электронных документов в облачном хранилище. 

Тариф «Интеграция» самый широкий. Его стоимость 2 тыс. грн. в год плюс 1,80 грн. за каждый документ. Этот тариф позволяет работать с учетной системой предприятия, дает возможность подписывать и отправлять входящие и исходящие документы; комментировать их при необходимости как с сотрудниками, так и с партнерами.

Сервис Document.Online 

Еще один популярный современный сервис электронного документооборота – Document.Online. Сервис поддерживает работу со всеми Аккредитованными центрами сертификации ключей в Украине и позиционируется как единная платформа для внутреннего и внешнего документооборота. Пользоваться им можно с любых девайсов – стационарных и мобильных устройств во всех уголках мира. Сервис Document.Online совместим с любой операционной системой, установленной на девайсе пользователя. 

Система Document.Online позволяет загружать и создавать электронные документы из готовых шаблонов. Кроме этого, есть возможность просматривать загруженные, созданные и подписанные документы с отображением информации о подписанте. 

Кроме этого, есть функционал по обмену документами и настройка маршрутов для документации, что позволяет реализовать бизнес-процесс согласования и подписи документа как внутри предприятия, так и с контрагентами, также сообщить другим работникам о согласовании и подписании. 

Document.Online предлагает систему контроля электронного документооборота: изменение статуса документа после выполнения действий, оповещение об окончании маршрута документа и тому подобное.

Предусмотрена интеграция с 1С и другими популярными учетными системами. 

Document.Online предлагает 6 тарифов разной стоимости в зависимости от объемов документооборота. 

  • До 10 документов – бесплатно. 
  • 100 документов стоить 150 грн / год 
  • 500 документов – 650 грн / год 
  • 1000 документов – 1200 грн / год 
  • 10000 документов – 9000 грн / год. 

Если документов больше 10 000, компания предлагает индивидуальный тариф. 

Недостатки электронного документооборота

Недостатки электронного документооборота

Да, они существуют. Вот основные: 

  • нежелание сотрудников переходить на новые технологии; 
  • дополнительные финансовые расходы, затраты времени на внедрение и адаптацию; 
  • вопросы безопасности (вирусы и т.д.);
  • невозможность работать со всеми контрагентами в электронной среде из-за того, что они еще не перешли на электронный документооборот. 

Как видите, преимуществ значительно больше. Поэтому не сомневайтесь и начинайте использовать электронный документооборот в своем бизнесе. Это значительно облегчит вашу жизнь.

Related Terms

НЕ ПРОПУСТИТЬ САМОЕ ИНТЕРЕСНОЕ

x