Мы часто откладываем неинтересные или сложные дела. В этом бизнес не отличается от обычного человека – компании часто избегают рутинных заданий, даже если они важные и нужные.
Например, инвентаризация – безусловно полезное мероприятие, особенно если компания занимается продажами и есть склад с большим ассортиментом. Инвентаризация нужна для оценки реального состояния дел: выявить недостачи, структурировать данные, свериться с бухгалтерскими отчетами. Но если компания большая, то для проведения плановой инвентаризации нужно привлечь людей, частично или полностью остановить бизнес-процессы и все равно не получить точный учет, например, из-за человеческого фактора.
К счастью, современные технологии помогают справляться с любыми задачами бизнеса: упрощают их выполнение или полностью автоматизируют, решают сопутствующие проблемы. Освободившееся время и ресурсы можно использовать на задачи, которые принесут реальную прибыль и выведут компанию на новый уровень как игрока, который привлекает лучшие технологии и оптимизирует бизнес-процессы.
Инвентаризация: старые привычки
Как обычно проводится инвентаризация? Все, что требует учета, обозначается инвентарным номером – это может быть как надпись маркером, так и что-то более прогрессивное, например, этикетка со штрих-кодом.
Данные обо всем, что имеет номер или штрих-код, заносятся в базу. Это называется первичной инвентаризацией. Для сверки данных с реальным положением дел необходимо проверить наличие всех наклеек и надписей, то есть физически подойти к каждому стеллажу, коробке или ящику, к каждой единице учета, отсканировать штрих-код или переписать номер вручную, и только потом перенести данные в базу, провести сверку.
На каждом этапе могут быть ошибки персонала при пересчете. Также при этом страдает рабочий процесс. Например, чтобы пересчитать весь ассортимент склада, придется притормозить внесение и вынос оборудования. А если склад большой? Иногда инвентаризация может занимать несколько дней, и убытки от простоя превышают выгоду от ее проведения.
Бесконтактная идентификация приходит на помощь
Вся эта кропотливая монотонная работа должна быть автоматизирована. Лучшее решение – использовать технологию RFID (радиочастотную идентификацию, Radio Frequency Identification). Это работает так: на объект крепится RFID-метка – компактная метка с встроенным чипом и антенной. В чип метки помещается информация: уникальный код, который можно получить радиосигналом с помощью специального устройства – RFID-считывателя. Процесс считывания происходит бесконтактно, только метка должна находиться в зоне действия считывателя.
RFID-метки выпускаются в настолько широком ассортименте, что их можно подобрать для маркировки любого объекта. Это могут быть этикетки, наклейки из бумаги или тонкого синтетического материала или пластиковые теги, которые можно приклеить, прикрутить или прикрепить на пластиковую стяжку. В отличие от бумажных штрих-кодов, которые пачкаются, стираются, рвутся, метка служит дольше и сохраняет информацию.
RFID-считыватели тоже отличаются разнообразием. Начиная от места применения – это может быть RFID-портал (ворота, через которые проходят люди или проезжает транспорт), стационарный, переносной ручной, мобильный или настольный считыватель. Информация передается на расстояние до 10 метров от метки, причем одновременно могут считываться данные сразу с десятков меток одновременно.
Не надо распаковывать паллету, чтобы считать информацию с каждой коробки отдельно. Все это можно сделать за одно считывание. Нет необходимости визуального контакта для чтения метки, непосредственного наведения на нее считывателя – достаточно находиться от нее на дистанции действия считывателя. А если необходимо найти маркированный объект, переносные считыватели имеют технологию поиска «тепло-холодно», когда по мере приближения к метке считыватель подает звуковой сигнал.
Процесс RFID-инвентаризации
Как происходит технически организованный процесс инвентаризации с использованием технологии RFID?
- В метку вносится информация – это называется кодирование метки. Для этого можно использовать специальный RFID-принтер или метки могут уже поставляться с предустановленным кодом.
- После этого метка устанавливается на объект. Код метки заносится в базу на этапе кодирования или при считывании.
На этом этап первичной инвентаризации закончен.
Как и, собственно, инвентаризация, потому что с этого момента при условии оборудования ключевых точек считывателями нет необходимости в ее проведении.
Считыватель-портал отслеживает перемещение маркированных объектов за пределы склада. Настольные, стационарные, ручные считыватели используются для оперативной работы с объектами. Информация со считывателя передается в базу, и каждую единицу времени в базе содержится актуальная информация.
Если необходимо провести инвентаризацию, она занимает в разы меньше времени и усилий.
Преимущества такого технологического подхода:
- Практически полностью устраняется влияние человеческого фактора: считыватель не ошибается, корректность данных обеспечена, подменить данные невозможно.
- Предотвращение краж и контроль перемещения имущества: порталы и стационарные считыватели отслеживают перемещение маркированных объектов.
- Скорость и возможность пакетного считывания на большой дистанции позволяют без ошибок, без прерывания технического процесса пересчитать даже крупнейший склад.
- Актуальная информация всегда у вас в базе, как и возможность формировать отчеты, видеть статистику в любой момент в реальном времени – это именно то, что нужно бизнесу.
Поэтому смело автоматизируйте бизнес-процесс вашей компании – в случае инвентаризации это несложно, а в перспективе дает возможность оптимизировать ресурсы для приумножения прибыли и завоевания рынков сбыта.
Сергей Салата, соучредитель компании «Смарт-карти України».
