Инвойс: как выписывать счета в международной торговле

Инвойс: как выписывать счета в международной торговле

Предприниматели, занимающиеся импортом или экспортом товаров, не могут обойтись без выставления инвойсов. Рассмотрим, как их правильно формировать.

Зачем нужен инвойс, и кто их выставляет

Инвойс – это расчетный документ, который используется во время международной торговли. Выдается местным продавцом иностранному покупателю с полной информацией о поставленном товаре. Документ содержит перечень товаров, их количество и цену, по которой они были поставлены, формальные особенности товара (цвет, вес), условия поставки, сведения об отправителе и получателе, их банковские реквизиты.

Для чего же необходимы инвойсы? Прежде всего, для пересечения таможенной границы, защиты интересов продавца и покупателя, определение величины таможенных пошлин, обеспечения расчета покупателя с продавцом (по инвойсу происходит оплата товара).

Инвойс свидетельствует о факте отгрузки товара и обязанности получателя товара осуществить оплату груза в соответствии с четко прописанными в контракте договоренностями (за исключением ситуаций с предоплатой). Выставлять счета-фактуры должны все предприниматели, как акционерные общества и ООО, так и ФОПы. Для торговли в пределах Украины выставлять счета-фактуры не требуется.

В Украине инвойсы выписывает резидент страны при экспорте продукции. Когда украинская компания импортирует товар, инвойс ей выписывает зарубежная компания.

Если на предприятии есть бухгалтер, то платежный документ выписывает он. Если его нет, это делает непосредственно предприниматель. Вообще, выставлять счета-фактуры может любой уполномоченный на это работник предприятия.

Оплату по инвойсам в Украине можно осуществлять без самой сделки: инвойс приравнивается к внешнеэкономическому договору. Чтобы инвойс прошел в банке без проблем, в нем обязательно должно быть указано имя иностранного заказчика или покупателя, условия и цена заказа. Украинские банки без проблем принимают переводы от иностранцев на сумму 1000-3000 долларов, если инвойсы оформлены по правилам.

Формы инвойсов

Инвойсы делятся на две формы – коммерческий инвойс и проформа-инвойс (proforma invoice). Хотя, по сути, это один и тот же документ.

Коммерческий инвойс – это счет-фактура, который предприятие в обязательном порядке отправляет покупателю вместе с отгруженным товаром.

Проформа-инвойс – предварительный документ, который направляется продавцом в некоторых случаях. Например, если сумма оплаты или характеристики товара полностью не согласованы. Или в контракте предусмотрено перечисление покупателем аванса.

Этот вид инвойса заполняют, если перед загрузкой невозможно определить точный вес товара. В таком случае в таможню поступает платформа-инвойс, а после взвешивания груза оформляется коммерческий инвойс с точной информацией и весом.

Как заполнять инвойсы

Как заполнять инвойсы

Инвойс в международной торговле – документ строгой отчетности. На основе информации, содержащейся в нем, определяется размер таможенных пошлин, начисляется НДС, который должен оплатить импортер.

Инвойс используется как главное доказательство в судебных тяжбах с контрагентами и контролирующими органами. Поэтому к выписке этого документа нужно подходить со всей ответственностью.

Обычно инвойс заполняют на фирменном бланке предприятия. Рекомендуется писать его в электронном виде, а дублировать в бумажном.

Документ должен иметь следующие данные:

  • дата заполнения;
  • полное наименование и адресные данные предприятия-экспортера;
  • наименование и полный адрес получателя;
  • страна, в которой был произведен товар;
  • страна, которая экспортирует товар;
  • страна-импортер;
  • номер транспортной накладной;
  • описание каждой товарной позиции.

В описании товарной позиции надо указать следующие пункты:

  • название товара;
  • номера экспортных документов (внешнеэкономический договор или заказ)
  • дата их составления;
  • область применения товара (если товар имеет такие характеристики);
  • серийные номера (если товар имеет такие характеристики);
  • номер из списка УКТВЭД (Украинский классификатор товаров внешнеэкономической деятельности);
  • количество товара;
  • материал, из которого сделан товар;
  • порядковый номер и номер позиции (если имеют место);
  • вид упаковки;
  • масса товара (унции, кг, фунты)
  • цена за одну единицу;
  • единица измерения;
  • итоговая сумма.

Язык, валюта и реквизиты

Итоговая сумма указывается в той валюте, которая прописана в контракте на поставку. Иногда покупатель оплачивает товар в другой валюте. В этом случае в инвойсе отмечается, по какому курсу и на какое число будет перечислена итоговая сумма.

Информация о названиях товарных позиций, стоимости и количестве товара заполняется на основании данных по контракту. В документе обязательно должна присутствовать дата его составления и подпись продавца.

В соответствующей графе также прописываются условия поставки согласно стандартам INCOTERMS-2010 (самые популярные условия: CFR, FOB, CIF).

Это сборник общепризнанных международных правил, который используется при заключении договоров купли-продажи.

Самые популярные классификации в сборнике:

CFR Cost and Freight / Стоимость и фрахт – продавец обязуется доставить товар на борт судна. Фрахт и расходы, связанные с доставкой товара до оговоренного порта оплачивает продавец, заранее заключив договор.

FOB Free on Board / Свободно на борту – продавец обязуется поставить товар на борт судна, указанного покупателем, в порт, который был определен в договоре заранее. Когда товар находится на борту судна, происходит переход рисков за повреждение или потерю товара с продавца на покупателя.

CIF Cost Insurance and Freight / Стоимость, страхование и фрахт – продавец обязуется осуществить поставку товара на борт судна. Он также оформляет договор страхования, покрывающий различные риски за повреждение товара при транспортировке.

Подробнее о правилах договоров купли-продажи INCOTERMS-2010 можно узнать на сайте Международной торговой палаты. https://iccwbo.org/resources-for-business/incoterms-rules/incoterms-2020/

В пункте «Условия платежа» указываются реквизиты банка: IВAN (международный номер банковского счета), наименование, юридический адрес организации, адрес банковской организации, ее SWIFT-код, номер корреспондентского счета, срок оплаты.

«Предприниматель не сможет получить платеж на свой расчетный счет от внешнеэкономической деятельности, если не добавит скан оригинала инвойса (и договора, если он есть) в клиент-банке. В противном случае, денежные средства будут находиться на распределительном счете банка. Предприниматель будет видеть их, но осуществить продажу иностранной валюты или снять их не сможет», – пояснила юрист и ФЛП, занимающаяся международными платежами Татьяна Тищенко.

Если покупатель из дальнего зарубежья, заполняйте инвойс на английском. Но желательно иметь на руках копии на украинском языке, поскольку на таможне иногда спрашивают перевод документа. Если торгуете со странами СНГ, лучше дублировать документ на русском.

Как отправлять

Как отправлять

Коммерческий инвойс необходимо составить в шести экземплярах (оригинал + 5 копий). Оригинал заверяется подписью отправителя. Один экземпляр вкладывается в посылку, которая должна сопровождать товар, второй едет вместе с грузом и транспортной накладной (обычно в специальном кармане, прикрепленном к грузу), два экземпляра (по одному на каждого) отправляют поставщику и получателю товара, еще два образца перевозчик оставляет себе.

Перед отправкой нужно тщательно проверить инвойс, потому что вносить в него изменения после того, как была поставлена подпись, запрещено. 

Прежде всего, убедитесь в наличии 1 оригинала и 5 копий документа, проверьте описание содержания отправленного товара, наличие подписи отправителя.

Чтобы на таможне не было проблем, эксперты советуют делать инвойсы в тот же день, когда был отправлен товар. Иначе деньги придется ждать значительно дольше.

Во избежание задержек с выплатами, следует делать черновик инвойсов. Надо также заранее согласовать с контрагентом, как он хочет получить инвойс – по электронной почте или в бумажном виде.

Также желательно хранить все полученные и отправленные инвойсы. Всегда помните: это главный ваш документ при работе с контрагентом.

«Инвойс одновременно может быть декларацией экспортера о стране происхождения товара, но для этого необходимо выполнить несколько пунктов. В частности, в таможенные органы должен быть направлен оригинал инвойса с подписью и печатью. 

Декларация о стране происхождения должна быть записана именно фразой «Страна происхождения» (на языке, на котором составлен инвойс). Фразы «Сделано в ...» или «Страна-производитель ...» не являются подтверждением страны происхождения товара», – отмечает Тищенко.

Проверяем, как выставлен инвойс

Если вы собираетесь импортировать товар, инвойсы уже выставляют вам. Если хотите, чтобы товар зашел в Украину без проблем, тщательно проверяйте отправленные инвойсы. Неправильно проведенное описание товара в документе может привести к тому, что таможенники переведут товар в другую группу, соответственно, вы рискуете заплатить больше пошлин и налогов.

Чтобы не было лишних проблем, нужно требовать от продавца заполнения инвойса в рамках общепринятых стандартов. Для этого можно воспользоваться Формуляром-образцом унифицированного счета для международной торговли, утвержденного Европейской экономической комиссией ООН в Женеве. Его можно бесплатно скачать на специализированных сайтах. Это позволит избежать недоразумений при заполнении платежных документов. Не стесняйтесь проверять у продавца инвойсы до момента, когда он будет готов к отправке и подписан.

Вскоре, благодаря применению онлайн-ресурсов, выставление инвойсов с контрагентами из стран ЕС значительно упростится. Например, сейчас Украина и Польша тестируют использование электронных инвойсов с помощью решения eDelivery.

«В ЕС предприятия обмениваются цифровыми данными вместо бумажных документов. Это дает значительные преимущества с точки зрения экономии времени, средств, воздействия на окружающую среду и уменьшения административного бремени», – считает Тищенко.

В целом, работа с инвойсами только на первый взгляд кажется тяжелой и рискованной. К этой процедуре быстро привыкаешь. Причем настолько, что она становится обычной повседневной деятельностью.

Поэтому, если у вас есть возможность работать на экспорт, обязательно воспользуйтесь ею. Торговля с миром сделает богаче и вас, и страну.

Related Terms

НЕ ПРОПУСТИТЬ САМОЕ ИНТЕРЕСНОЕ

x