КАК АДАПТИРОВАТЬ И МОТИВИРОВАТЬ СОТРУДНИКОВ НА КАРАНТИНЕ

Ольга Яковенко, глава HR-департамента продуктовой  FinTech-компании Treeum, бывший HR-директор Salateira, Biola и Terra Food, поделилась с «Будуй своє»  инструментами мотивации сотрудников и советами по управлению персоналом во время карантина, а также рассказала о построении корпоративной культуры в малом и среднем бизнесе.

КРИЗИСНОЕ РЕАГИРОВАНИЕ

В условиях карантина большинство бизнеса перешло в режим удаленной работы. В сложившихся обстоятельствах возникает вопрос о том, как нужно выстраивать коммуникацию с подчиненными и мотивировать их. Не находясь в офисе, в непосредственной близости с руководителем и коллегами, сотрудникам кажется, что они упускают что-то важное, тревога повышается, а вместе с ней падает производительность. К этому добавляется стресс от внешней ситуации, опасения за свою работу и близких. В таких условиях человек практически не способен делать простую операционную работу, а тем более генерировать новые идеи. Поэтому руководителю важно постоянно поддерживать коммуникацию:

  • давать сотрудникам информацию о том, что происходит в бизнесе,
  • каждое утро давать ориентиры на день, потому что на следующий все уже меняется.

Во вторую очередь, по мнению Ольги, нужно обращать внимание на результативность и KPI. Лучше всего обсуждать утром с командой задачи на день и вечером подводить итоги дня (что получилось, что не получилось, какие есть затруднения, что может помочь с этим справиться, какие еще нужны ресурсы для этой задачи и т.д.). Но в таких коротких совещаниях-ретроспективах важно не искать виноватых, а помнить, что задача команды – справиться с ситуацией и найти наилучший выход. В противном случае все будут только замалчивать трудности и проблемы, которые никуда не денутся, но могут потом нарасти снежным комом.

Кроме проблемы коммуникации перед владельцами бизнеса встает вопрос о сокращении штата. По мнению Ольги, если у предпринимателя нет возможности оплачивать 100% зарплаты всем сотрудникам, то лучше снизить ее на какой-то процент всем (или каким-то конкретным категориям персонала, например, руководителям), чем увольнять сотрудников. После кризиса нужно будет опять набирать обороты, а после массовых увольнений репутация у компании будет испорчена. В турбулентное время сотрудникам лучше получать меньше, но понимать, что они в безопасности. Кроме этого, Ольга рекомендует просчитать разные варианты бюджета:

  • оптимистический – доходы компании, в случае быстрого восстановления экономики; ресурсы, в т.ч. человеческие, которые нужны для того, чтобы получать этот доход
  • базовый – если уровень доходов останется на том же уровне, что и сейчас, то какие расходы предприниматель сможет себе позволить
  • пессимистический – уровень доходов будет продолжать падать; просчитать, какие затраты нужно снизить, чтобы остаться на плаву.

Также Ольга советует уже сейчас определить такие категории сотрудников:

  • критичные для бизнеса, в первую очередь для поддержки текущих процессов
  • ключевые сотрудники, которые двигают бизнес, делают продажи и/или обладают уникальной экспертизой и знаниями

 В случае реализации пессимистического прогноза руководители будут понимать, каких людей стоит сохранить во что бы то ни стало, а с какими готовы будут расстаться.

УДАЛЕННАЯ КОММУНИКАЦИЯ

В момент перехода нужно четче зафиксировать правила удаленной работы, а также определить единые средства коммуникации, считает Ольга. Для того чтобы мотивировать сотрудников, которые при резкой смене рабочего режима имеют много отвлекающих факторов, глава HR департамента Treeum делится несколькими лайфхаками:

  • Рабочий график должен оставаться таким же как при обычных условиях.
  • Официальными средствами коммуникации лучше сделать почту и корпоративный чат. При этом зафиксировать определенные правила: ответ на почту ожидается в течение 1 часа, ответ на сообщение в чате - в течение 30 минут.
  • Каждое утро руководители должны проводить стендап по задачам на день в своей команде, а вечером - подводить итоги дня со своей командой.
  • Организовывать рабочее место. Кровать - не самое лучшее место для работы. Стоит разделить зоны для работы и для отдыха.
  • Руководителям стоит дробить своим подчиненным  задачи на подзадачи и ставить больше дедлайнов - так в фокусе будет удерживаться весь объем работы.
  • Сотрудникам лучше обсудить с семьей свой рабочий график и договориться, чтобы они давали возможность сконцентрироваться на задачах.
  • Новости читать только в четко выделенное для этого время.  Сейчас информационный поток в прямом смысле сбивает с ног. Бесконечно мониторя ситуацию, любой рискует получить большую порцию негатива и стресса. Читать при этом стоит только официальные источники информации.

МОТИВАЦИЯ СОТРУДНИКОВ

Именно сотрудники помогают компаниям достигать бизнес-результатов. Поэтому одна из основных задач руководителей компании и менеджеров — их мотивация и вдохновение на достижение целей компании. «Однако нет волшебной кнопки, которая запускает мотивацию. Каждый человек — индивидуальность и к каждому нужен свой подход. Поэтому задача непосредственных руководителей – знать и понимать своих людей, регулярно с ними общаться не только о задачах бизнеса», — комментирует Ольга. Однако всегда положительно действуют на вовлеченность и мотивацию:

  1. Понимание целей и задач, которые стоят перед сотрудником и то, как эти задачи связаны с целями компании.
  2. Руководитель, который умеет ставить задачи, развивающие сотрудника;  всегда находит время для подчиненного; видит потенциал в каждом человеке и опирается на его сильные стороны.
  3. Психологическая безопасность в команде, при которой человек может не бояться предлагать идеи, экспериментировать и ошибаться.

Если эти три пункта будут выполняться, то сотрудники будут готовы оставаться в компании, даже если их зарплата будет ниже рыночной, делится Ольга.  В своей компании специалистка проводила HR-аудит и в ходе глубинных интервью определила условия, которые привлекают и удерживают больше всего:

- Профессиональное развитие и самореализация

- Команда и атмосфера внутри компании, взаимоотношения с коллегами

- Открытость руководства к идеям своих сотрудников

- Интересные проекты

ИНСТРУМЕНТЫ И СИСТЕМЫ

После того, как руководители осознали важность создания специальных условий, которые будут мотивировать сотрудников работать еще лучше, нужно понять, как эти условия создать. В Treeum Ольга использует такие инструменты мотивации:

  • OKR (Objectives and Key Results) — система целеполагания и координации, в рамках которой команды сами разрабатывают цели, которых они хотят достичь в следующем квартале. Если система KPI полезна предпринимателям с уже устоявшимися действенными и регулярными алгоритмами работы, которым нужно масштабировать проект, то OKR помогает вырисовать более общую картину в ситуации изменений, когда нужно радикально менять или строить новый план.

Для сотрудников система дает возможность высказывать идеи и затем воплощать в жизнь свои проекты, понимать свой вклад в достижении целей компании, ставить себе амбициозные цели и не бояться экспериментировать.

Руководителям OKR помогает координировать проекты команд между собой и быть сфокусированными на определенных целях. Также система стимулирует сотрудников ходить на встречи по постановке целей других команд.

Для небольших предприятий система поможет тем, что настроит и синхронизирует работу команды в одном направлении. Система постановки задач OKR состоит из двух компонентов: objectives —амбициозных и абстрактных целей (например, увеличить онлайн продажи на 25%),  и key results —ключевых показателей приближения к ним (по 3-5 на каждую цель). Основное требование ко второму компоненту OKR: показатели должны быть конкретными и измеримыми, тогда как цель может быть сложно достижимой. В случае с примером с увеличением продаж на 25% задачами могут быть добавление 40 новых позиций товаров, SEO-оптимизация сайта или увеличение частоты публикаций в Facebook в два раза. В качестве метрик для ключевых показателей в OKR можно брать те же KPI, а прогресс проверять минимум раз в 2 недели. Для удобства в команде можно использовать сервисы для работы с OKR, например, Weekdone, Perdoo или 7geese.

  • All-hands-meeting. Каждый квартал менеджеры всех команд отчитываются перед всеми сотрудниками о результатах за прошлый квартал и целях на следующий. Это дает сотрудникам понимание того, как достигаются цели команд и годовые планы в целом. Также важно открыто делиться финансовой информацией.
  • Ориентация сотрудников на результат, а не на процесс. Нужно, чтобы каждый сотрудник работал тогда, когда он максимально продуктивен. Для этого стоит давать возможность работать удаленно, выбирать время обедов, начала и окончания рабочего дня.
  • Обратная связь. Три раза в год руководителю стоит проводить с каждым из сотрудников личные встречи, на которых будут обсуждаться его успехи и неудачи, результативность и планы на развитие, удовлетворенность текущим функционалом и работой в компании в целом.

В первую очередь, руководителям стоит иметь здравый смысл и, внедряя новые HR-процессы, ставить себя на место пользователя, т.е. сотрудника, и думать о том, насколько ему будут удобны изменения. Также не лишним будет узнать, как функционирует HR-департамент в других компаниях.

Related Terms

НЕ ПРОПУСТИТЬ САМОЕ ИНТЕРЕСНОЕ

x