С нехваткой средств и, как следствие, невозможностью оплатить текущие расходы предприятия сталкивались почти все собственники. И вроде бы дела идут в гору, есть клиенты и заказы, но почему-то периодически возникают проблемы с деньгами.
Как избежать ситуации кассового разрыва и почему она вообще возникает, рассказывает основатель сайта «Б24», бизнес-аналитик и консультант по системе ERP Odoo (программные средства управления бизнесом. – Прим. ред.) Антон Пискун.
Немного ликбеза: прибыль, денежный поток, убытки, расходы
Любому бизнесмену необходимо контролировать два показателя: прибыль и денежный поток.
«Важно не отождествлять эти понятия. Прибыль невозможно посчитать живыми деньгами, хотя многие из предпринимателей именно это и пытаются делать. Главное отличие денег от прибыли – их «видимость». И в то же время без достаточной прибыли предприятие не может генерировать положительный денежный поток», – говорит эксперт.
Доказать это просто. Аналитик для наглядности приводит пример. Представим, что вы приобрели у поставщика товар на 100 тыс. грн – вы должны перечислить ему эту сумму. Где взять средства? Надо продать товар, получить за него деньги и заплатить поставщику. Только товар необходимо продать дороже – так в перспективе мы получим больше денег, чем выплатим поставщику. Эта разница называется положительным денежным потоком, и вместе с тем мы получаем прибыль, по крайней мере валовую, в таком же размере. Она и дает возможность бизнесу развиваться и обогащать владельца.
Если же доходы меньше расходов (не забывайте, что прибыль должна покрывать все расходы, даже не связанные с вашей основной деятельностью), такая ситуация называется убытком. В дальнейшем, не сразу, предприниматель начнет испытывать нехватку средств. Так возникает кассовый разрыв.
Итак, кассовый разрыв – это временная нехватка средств на счету и неспособность компании покрывать собственные расходы.
Причины кассового разрыва
На самом деле причин может быть много, приведем основные:
- отсутствие финансового планирования и нежелание автоматизировать учет;
- задержка платежей покупателями и ненадлежащая работа с дебиторской задолженностью;
- крупные расходы в случае форс-мажора;
- отсутствие денежной «подушки», которая может покрыть кассовый разрыв;
- убыточность бизнеса;
- закупка у поставщика ненужного количества запасов, поэтому средства консервируются в товаре.
Из-за некоторых несвоевременных платежей бизнес может нести большие риски, в частности подпадать под штрафные санкции, что приводит к нарушению производственного процесса и даже к урону деловой репутации.
Ведем учет
«Считать деньги, наверное, самое простое в учете, – полагает Антон Пискун. – Делать это можно где угодно: в тетради, в электронной таблице, в специализированном онлайн-сервисе или в ERP-системе. Поступили деньги на счет или в кассу – ставим плюс, ушли – минус. Затем на основе этих записей составляем отчеты, например о движении денежных средств, Cash Flow. Подводите итоги хоть каждый день: отчеты будут показывать остаток средств на определенную дату и оборот средств за период составления отчета».
Учет группируют по определенным признакам (статьям):
- аренда;
- заработная плата;
- оплата поставщикам и пр.
Такое разделение помогает понять, на что вы тратите деньги, и выявить статьи расходов, которые можно оптимизировать. Это первый шаг.
SOS-способы покрытия кассового разрыва
Самые распространенные методы для временного восстановления баланса:
- пополнить счет собственными средствами (предоставить финансовую помощь самому себе);
- взять кредит (например, овердрафт);
- больше продать;
- добиться возврата долга у дебиторов;
- задержать зарплату работникам;
- договориться с поставщиками.
Действенное оружие – платежный календарь
«Однако это лишь краткосрочные меры, – считает эксперт, – и постоянно их принимать не получится. Нужен инструмент, который поможет спрогнозировать ситуацию, чтобы ее избежать. Такой инструмент – платежный календарь. Выглядит он как таблица, где вы сможете видеть прогноз движения денежных средств: сколько у вас будет денег по дням. Если в каком-то из них вы замечаете отрицательный остаток на конец дня, это и есть кассовый разрыв. Только вы располагаете временем, чтобы преодолеть и не допустить его».
С платежным календарем удобно:
- прогнозировать кассовые разрывы. Лучше заранее предусмотреть такие ситуации, ведь не всегда есть возможность оперативно взять кредит или воспользоваться овердрафтом, в противном случае может пострадать ваша репутация добросовестного плательщика;
- планировать выполнение обязательств, в первую очередь перед банками и бюджетом;
- своевременно определять потребности в средствах и принимать меры по их привлечению.
В небольших компаниях платежный календарь может обеспечить потребность предприятия относительно своевременности платежей. Но в основном этот инструмент является необходимым дополнением к отчету о движении денежных средств (Бюджет движения денежных средств).
Как составить платежный календарь
- Выделить группы платежей по приоритетам. Это необходимо, чтобы не задумываться каждый раз о степени важности того или иного платежа при ограниченном ресурсе средств.
- Определиться с суммой платежей в месяц по группам.
- Составить календарь платежей и календарь поступлений, желательно по дням.
- Определить дни кассовых разрывов: посмотрите, в какие дни у вас не хватает денег для проведения платежей.
- Составьте варианты финансового моделирования: подумайте, как можно избежать минуса.
- Вести платежный календарь ежедневно: план – факт, учитывая отклонения.
«Конечно, это упрощенная схема, – отмечает эксперт. – Чем крупнее компания, тем более сложный и непредсказуемый у нее этот процесс. Здесь могут понадобиться дополнительные инструменты планирования, такие как бюджет движения денежных средств, реестры оплаты, платежные заявки. В платежном календаре можно записывать фактические данные движения средств и таким образом сравнивать план с фактом поступления и расходом средств. Если расхождения слишком велики, значит, планирование у вас неэффективное и с этим надо что-то делать».
4 совета, как предотвратить кассовые разрывы
Итак, чтобы избежать нехватки средств на счету, надо:
- не работать в убыток;
- не инвестировать больше, чем вы можете себе позволить;
- работать с запасами товаров и не замораживать в них слишком много средств;
- активно работать с дебиторской задолженностью.
«Ведение платежного календаря, конечно, не панацея от всех бед, – заключает Антон Пискун, – ведь никто не отменял форс-мажоров, но он безусловно сделает ваш сон более спокойным, а нервную систему – устойчивой к испытаниям предпринимательством».
