Как внедрить KPI в ваш бизнес?

В нашей постоянной рубрике "Совет от специалиста" мы общаемся с профессионалами своего дела и просим их поделиться собственным опытом. Сегодня Наталья Исаева, директор по персоналу в Sigma Ukraine, рассказывает о KPI: для чего они нужны, как на практике применяет их HR и как с ними работать в малом и среднем бизнесе.

ЧТО ТАКОЕ KPI?

KPI простыми словами – это определенные индикаторы/показатели, благодаря которым можно понять, что необходимо предпринять, чтобы повысить эффективность бизнеса. Для малого и среднего бизнеса система KPI показателей позволяет увидеть реальное состояние результативности работы персонала. Это максимально объективный метод измерения отдачи работника и его вклада в достижение запланированных результатов.

ПРЕИМУЩЕСТВА KPI

Система KPI позволяет получать и отслеживать постоянный результат, или его отсутствие. Он помогает отобразить картину результативности, как отдельного сотрудника, так и компании в целом.

Система KPI позволяет очертить четкое понимание, что входит в зону ответственности сотрудника, а также дает возможность отследить руководителю или самому сотруднику, на что нужно влиять, чтобы повысить результативность работы и заработать больше.

Применение KPI в целом помогает повысить эффективность работы компании. Ключевым является то, что благодаря индикаторам KPI можно прощупать болевые точки компании, и сфокусировать внимание на том, что требует особого контроля.                                                                                                                                                   

ВНЕДРЕНИЕ KPI

Перед внедрением ключевых показателей эффективности необходимо ответить на вопрос, а зачем нужны компании KPI показатели. Если это дань моде – во всех есть, а вам на самом деле не нужны – не стоит внедрять. Важно понимать, что для внедрения системы KPI необходимо наличие ряда базовых условий. Для того чтобы система KPI заработала, предприятие предварительно должно быть к этому подготовлено. Корректная работа KPI, с возможностью четко отслеживать показатели, требует  достаточного уровня развития учетных систем (записи, отчетность, документы). Если этого у предприятия еще нет, то не стоит спешить с внедрением KPI. Также нужно учесть, что количество финансовых и человеческих ресурсов, потраченных на контроль показателей, не должно превышать приносимого эффекта. Лучшие условия для внедрения индикаторов KPI – когда они не требует затрат и есть возможность их полностью автоматизировать.

Далее следует описать цели «верхнего уровня», основываясь на долгосрочной стратегии компании и ее финансовой модели. Следующий шаг - определение KPI для достижения поставленных целей.

Например, если целью является увеличение объемов продаж, то показателями могут быть, собственно, объем продаж, товарооборот, объем продаж по ассортименту. Или же, допустим, цель - увеличить прибыль. Тогда индикаторами KPI будут валовая прибыль, маржинальная прибыль, рентабельность.

Для одной цели возможно применение как нескольких показателей, так и одного. Так как компании находятся на разных стадиях развития бизнеса и ставят перед собой разные цели, то   ключевые показатели отделов и сотрудников будут порой диаметрально противоположными у похожих компаний, работающих в одной отрасли.

Таким образом, показатели необходимо разрабатывать индивидуально для конкретной компании, желательно всех ее подразделений и должностей. Обычно поставить цели и разработать KPI показатели проще для основных подразделений: продажи, производство и т.д. Гораздо проблематичнее сделать это для поддерживающих подразделений. 

Главные показатели эффективности в продажах рассчитывают по таким показателям, как выручка, прибыль от продаж, себестоимость производимого товара, процент бракованных изделий, стоимость запасов. Если говорить об отделе продаж, то речь пойдет о руководителях этих департаментов и менеджерах-продажниках и показателях, требуемых от них. Ключевыми для последних являются следующие:

-прибыль, приносимая компании

-средний чек

-расширение клиентской базы

-умение добиться своевременной оплаты от клиента

-количество повторных сделок

Важно помнить, что сотрудников необходимо наделить рядом полномочий для достижения поставленных целей – они должны иметь не только обязанности, но и права. Однако любой сотрудник и его работа требуют четкого контроля. Результаты проделанной работы должны отображаться в соответствующих отчетах.

От эффективной работы команды непосредственным образом зависят KPI руководителей. Примерами KPI для руководителя отдела продаж могут быть такие показатели, как выручка от реализации, объем продаж по новым каналам, степень удовлетворенности внешнего клиента и многое другое.

Ключевые показатели эффективности в производстве рассчитываются по таким показателям, как расход сырья, производительность труда рабочих, объем незавершенного производства и запасов, хранение готовой продукции, ремонт оборудования, производственные расходы. Если говорить о процессах, то разрабатываются планы по объему производства на конкретные промежутки времени; планы по добавленной стоимости; нормативы по расходу сырья, материалов и других ресурсов на единицу продукции.

ПЕРИОД АДАПТАЦИИ

Обычно при внедрении системы KPI в компании вводится тестовый период до 3 месяцев. В это время проверяется адекватность установленных нормативов, метода контроля.  Сотрудники в этот период адаптируются и корректируют свои действия для достижения установленных показателей. После тестового периода и внесения необходимых корректировок сразу видны результаты. 

МОТИВАЦИЯ И ВЫХОД ИЗ ЗОНЫ КОМФОРТА

При внедрении KPI необходимо позаботиться о мотивировании сотрудников. Как правило, выполнение KPI показателей связывают с переменной заработной платой. Если внедряется мотивационная система на основании   KPI, то сотрудники заинтересованы выполнять показатели и соответственно получать большую ЗП.

Всякие внедрения изменений в компании — это выход их зоны комфорта для сотрудников. И всегда найдется часть сотрудников, которые негативно относятся к изменениям.

Был случай, когда при неверном подходе разработанная система мотивации на основе KPI совершенно не сработала. Все проходило механически без объяснения выгод для сотрудников. Противодействие было серьезное. Чтобы этого избежать необходимо провести разъяснение: зачем сотруднику выполнять KPI, как это делать, как его будут оценивать и как достижение его целей повлияет на его ЗП и на результаты всей компании.

Related Terms

НЕ ПРОПУСТИТЬ САМОЕ ИНТЕРЕСНОЕ

x