Трансформация бизнеса — процесс не простой, и часто у малых и средних компаний не хватает своих специалистов, чтобы сделать это самостоятельно. Именно в такие моменты возникает необходимость во внешних бизнес-консультантах. Однако как выбрать среди многообразия специалистов и как оценить эффективность взаимодействия, ведь ошибки могут стоить дорого, учитывая потраченные время, усилия и средства. «Будуй своє» разбирался в том, на что же обращать внимание в первую очередь, чтобы избежать ошибок и получить желаемые результаты.
Наталья Заверуха, CEO и руководитель агентства по описанию и налаживанию бизнес-процессов Manageable:
Я часто пользуюсь профессиональными услугами других игроков рынка и регулярно работаю с консультантами. Мой опыт говорит о том, что когда вы принимаете решение о подобном сотрудничестве, важно понимать следующее:
- Какую задачу вы ставите перед собой;
- Что для вас будет хорошим результатом сотрудничества;
- Что вы готовы инвестировать в решение собственного запроса (поверьте, это не только о деньгах).
Давайте поговорим о том, как выбирать консультанта. Мы и сами в агентстве постоянно общаемся с клиентами и спрашиваем их о том, как они нас нашли. Для нас важно уменьшить зависимость от «сарафанного радио», зато мы знаем, откуда приходят клиенты и поэтому можем посоветовать дополнительные каналы поиска:
-
Рекомендации коллег, знакомых;
-
Участники бизнес-ассоциаций и бизнес-школ;
-
Google;
-
Платформа от ЕБРР «Мережа» может быть интересной для представителей малого и среднего бизнеса.
Часто бизнес-консультанта выбрать сложно, ведь услуги — это не товар, который можно потестить и вернуть, если вас не удовлетворяет его качество. Но общая логика в процессе выбора должна быть следующей:
- Опишите задачу, которую ставите перед собой.
Тщательно продумайте, как вы её понимаете. Например, у меня это часто запрос на улучшение того или иного показателя. Или же мне нужно превратить стратегию в операционный план, или выписать подробно, как происходит тот или иной процесс. Не советую писать сложные дефиниции, всё должно быть описано просто и ясно.
- Напишите своё понимание выполненного задания и достигнутых целей.
- Выберите каналы поиска. У нас часто клиенты могут и не встречаться с другими консультантами, зато доверять рекомендациям.
Подумайте о дополнительных критериях, а именно:
-
Есть ли важным предыдущий опыт в вашей сфере;
-
Бюджет (на старте вы можете не иметь пока чёткого его понимания, но стоит подумать о вашей готовности инвестировать и о том, как вы будете возвращать инвестиции, с чем будет сравнивать стоимость и т.п.);
-
Критерии комфортности в сотрудничестве. Речь идёт больше о манере и языке общения, формате работы (онлайн или оффлайн) и тому подобное;
-
Будете ли проверять портфолио, сертификацию, рекомендации других клиентов и тому подобное.
Советуем провести несколько встреч-знакомств с потенциальным кандидатом. Обязательно рассказывайте всем одинаковые вводные данные, ведь важно, чтобы все были в равных условиях. Поймите, что для вас есть реально важным и фиксируйте это. Часто на старте это может быть вопрос бюджета, но по факту важнее контакт и возможность открыто общаться с консультантом.
Часто ещё до встречи мы предоставляем потенциальному клиенту наши видеоматериалы с записью части тренинга или вебинара. Так клиент получает условную демо-версию нашего общения и понимает, насколько это ему подходит.
Если проект большой, вы можете начать работу с несколькими компаниями и в процессе определить для себя стартовую задачу. После этого вы уже будете готовы финализировать выбор. Так, на старте это может быть сложнее по бюджету, но по факту это даст положительный эффект и минимизирует риск ошибки.
Делимся критериями выбора бизнес-консультантов по опыту опроса клиентов:
- Подход к ценообразованию ( «почасовка», абонентская плата, оплата за результат)
- Скорость работы
- Репутация, некая «медийность»
- Отзывы предыдущих клиентов
- Общее понимание конечного результата проекта, критериев его оценки и приёмки.
Рассказываем и о том, какие существуют риски неправильно выбора бизнес-консультанта:
- потеря средств
- потеря времени
- потеря мотивации команды стремиться к переменам. В таком случае делать подобный проект будет сложно.
Говоря о рисках неправильного выбора, стоит подумать и о том, что будет с нашим бизнесом, если мы сейчас что-то не изменим. Интересно, что эти изменения можно посчитать.
Оцените, например, сколько вашей компании принесут:
- увеличение конвертации лидов на 8%,
- увеличение доли повторных продаж на 15%,
- уменьшение времени на адаптацию нового человека с 2-х месяцев до двух недель (дополнительно подумайте, сколько новых людей за год к вам приходит),
- увеличение скорости вывода на рынок новых продуктов на 40%.
В моём представлении консультант — это в определённой степени бизнес-партнёр, который обеспечивает быстрый запуск проектов или реализацию новых процессов. Он также заботится о поиске интересных вариантов оптимизации, руководствуясь богатым опытом в различных сферах. Также он может и посмотреть со стороны на текущее состояние бизнес-процессов, помогая при этом генерировать прорывные решения.
Поэтому, чтобы выбрать своего консультанта, напишите в столбик критерии выбора, например:
- Опыт на рынке
- Опыт конкретно в вашей отрасли
- Наличие сертификатов (профильных)
- Готовность предоставить отзывы или контакты клиентов для общения
- Стоимость за час (далеко не всегда применяется)
- Комфортность общения
- Наличие обучения
- Подход к ценообразованию за задачу или почасовая оплата
- Есть команда или консультант работает сам
- Сколько времени может выделять на ваш проект
А также другие важные для вас факторы. Далее добавляем сверху столбики с консультантами и проставляем оценки от 1 до 5 и таким образом выводим топ 1-3, с которыми можем дополнительно пообщаться и решить, с кем стоит идти в проект.
Вот табличка с примером расчётов
Опыт показывает, что для каждого клиента есть свои важные факторы, поэтому к формированию критериев стоит отнестись серьёзно.
Владимир Стоецкий, директор по проектам, IОР, STEM-школа INVENTOR:
С 2008 года мы популяризируем STEM-образование в Украине (от англ. Science, Technology, Engineering and Mathematics). В то время это были новые технологии и решения, наша модель продаж была ориентирована преимущественно на специализированные учебные заведения. Сейчас ситуация существенно меняется — рынок расширился и школы уже гораздо больше интересуются STEM-образованием, причём не только профессиональные, но и общеобразовательные. Для увеличения продаж нужно менять бизнес-подходы. Поэтому мы приняли решение о привлечении к сотрудничеству бизнес-консультанта.
Важно заметить, что мы хотели имплементировать новые подходы быстро, однако вариант просто спустить инициативу сверху вниз, не прокоммуницировав нововведения с командой, мы не рассматривали. Зато для нас было важно привлечь своих специалистов к изменениям, заручиться их поддержкой и экспертизой.
Когда мы выбирали бизнес-консультанта, то учитывали несколько факторов. Конечно, есть базовые факторы — опыт и цена. Однако они могут быть более или менее похожими по рынку. Поэтому мы руководствовались такими критериями, как репутация и сходство в подходах к работе. Важной была и «человеческая совместимость», чтобы нам было комфортно работать вместе. Мы попросили коллег и партнёров порекомендовать специалиста по налаживанию бизнес-процессов и получили short-лист из пяти кандидатов. Пообщались с каждым и выбрали наиболее комфортный для себя вариант.
При оценке эффективности работы можно исходить из двух моделей:
- оценка эффективности сотрудничества, исходя из общей согласованной стоимости работ. В этом случае мы анализируем, достигли ли поставленных на старте целей;
- оценка эффективности, исходя из модели «время и материалы». Эту модель мы использовали, когда на старте подпроектов не определяли ожидаемого результата. Эффективность каждой такой встречи или любой другой рабочей итерации в этом случае легче увидеть каждый раз по окончании подпроекта.
Татьяна Загрунная, руководитель проджект-офиса компании ARDIS group:
Наш опыт начался с того, что мы стремились к изменениям и развитию. В связи с этим в компании начали происходить значительные трансформации в стратегии работы с продуктом и клиентами. Конечно, любые стратегические изменения влекут за собой изменение процессов верхнего уровня.
В течение 6-7 месяцев мы работали над процессами самостоятельно, но у нас не получалось сделать целостную структуру, так как внутри компании не было человека с необходимыми компетенциями построения процессов. Так возникла необходимость обратиться к внешнему консультанту по описанию бизнес-процессов. Проанализировав рынок, предпочли именно аутсорс-компании, чтобы обеспечить стабильность и непрерывность описания наших процессов.
Описание процессов в компании было необходимо для чёткого понимания, кто является собственником конкретных процессов (владелец бизнес-процесса — это лицо, которое владеет его ресурсами, принимает стратегические решения, контролирует выполнение и отвечает за результаты бизнес-процесса — Ред.), и правильного определения ролей участников. Это поможет определить зоны ответственности и принимать быстро эффективные решения.
Индикаторами эффективного сотрудничества с консультантом для нас будут:
- скорость принятия решений (например, вывод новых продуктов);
- понимание у команды, куда они движутся;
- положительные отзывы клиентов, на сколько удобнее с нами становится работать.
Сотрудники должны чётко знать, за что несут ответственность, а где просто участвуют. Понимать свою роль в процессах. Как результат — чёткое взаимодействие между департаментами в компании.
