Несколько недель назад украинский бизнес в принудительном порядке перешёл на работу в онлайн. Причина этому — карантин в Украине. Для некоторых отечественных компаний запрет работы в офисе не изменил ничего, потому что их команды и до карантина работали удалённо в разных городах страны или даже в разных частях мира. Для некоторых карантин означал сложности, так как пришлось не только искать решения для организации удалённой работы команде, а и срочно их внедрять. Компания «Бизнес-конструктор» за первые 3 недели карантина успела не только эффективно перевести украинский и казахстанский офисы на удалённую работу, но и создать и запустить новый продукт для владельцев бизнеса — программу «Антикризис». В основе неё лежат 3 главных тезиса: выжить, трансформироваться, взлететь. Как им удалось это так быстро? «Будуй своє» пообщался с Анастасией Журавель, HRD «Бизнес-конструктор», и расспросил об основных инструментах для удалённых команд.
Основные инструменты
Для удалённой работы существует огромный ассортимент инструментов. По моему мнению, важнейшие в программах и приложениях следующие параметры: функциональность и простота использования, так как работник должен в короткие сроки разобраться (учитывая, что нам необходимо его подготовить) с программами и начать пользоваться. В условиях карантина нет смысла пользоваться инструментами со сложной инфраструктурой: это дорого и нецелесообразно. Поэтому предлагаю ознакомиться с основными программами для работы команд, проверенных нами и десятками тысяч наших клиентов, для задач, планирования, оценки эффективности и управления командами.
Битрикс 24 一 это программа для управления потоком задач между отделами. В ней отражаются статусы задач, их участники, есть возможность отслеживать их загрузки, а также общую эффективность через специальные онлайн-доски.
Trello — программа для стратегических и/или объёмных и длительных задач. В приложении отображаются задачи и движение по задачам. Будет максимально эффективной для компаний с проектной, командной работой.
Telegram — используем для обмена сообщениями, новостями и тому подобное. В программе есть чаты для двух офисов и один общий. Кроме этого работает новостной канал «СК Дайджест», в котором мы сообщаем об основных новостях компании, сообщаем команде о хороших и трудных решениях, делимся текущей ситуацией в компании и нашими планами.
PeopleForce — программа для управления персоналом. Это приложение используем для автоматизации HR-процессов. В нём фиксируем отпуска сотрудников, больничные листы и формируем кадровый резерв, ведь карантин закончится и все компании снова ринутся на поиск талантов, а мы будем готовы.
Google Docs/Sheets — всем известный и доступный абсолютно каждому инструмент. Целесообразно использовать в случае отсутствия возможности платных сервисов или в качестве вспомогательного. Самый простой метод отследить загрузки отдела и работника — это создать файл-таблицу на неделю, в которой сотрудники пишут задачи и фиксируют ежедневно, что они реализовали из запланированных задач. А в конце недели записывают итоги недели и планы на следующую.
Мануалы — мы создали два типа документов, один для команды в целом (каких правил нужно придерживаться в период удалённой работы), другой — для руководителей (для качественного менеджмента своих команд). В инструкцию добавили правила коммуникации, дисциплины, видеоконференций, управления командами.
Подготовительная работа
При переходе команды на удалённые инструменты важны несколько параметров:
централизованность — системный переход на онлайн-работу;
аргументация — почему компания начинает работу с новыми программами;
цель — к каким целям стремится команда;
преимущества — в чём сильные стороны выбранного программного обеспечения;
работа с возражениями — ответы на наиболее часто задаваемые вопросы во время презентации;
документация для работы — онлайн-документ со всеми шагами для сотрудников от сотрудников к видеозаписи мероприятий.
Следует назначить отдельного человека из команды, который будет нести ответственность за подбор инструментов, их тестирование, внедрение и подготовку инструкций. Это может быть операционный менеджер, менеджер по персоналу, личный помощник, зависит от существующей организационной структуры компании. Не важно, кто именно будет заниматься внедрением, важно помнить правило: «Хотите обеспечить качество результата? Обеспечьте качество процесса».
Кроме поиска руководителя проекта, позаботьтесь об обеспечении команды оборудованием — ноутбуками или стационарными компьютерами, гарнитурами для звонков.
Внедрение в командах
Для работы команды понадобятся правила, прописанные в мануалах.
Правила — график работы, перерыва, причина отлучиться с рабочего места, завершение рабочего дня. Например, для начала работы можно использовать приветственное сообщение: в 9:00 все сотрудники пишут приветственное сообщение, для перерыва более чем на 15 минут, обеда и о завершении работы пишут в тот же чат. Для стратегических вопросов — проводятся сессии еженедельно, или несколько раз в неделю в одно и то же время.
Форс-мажоры — понятное дело, что у всех есть определённые домашние обязанности. К ним следует относиться так же, как и до карантина: есть время перед началом рабочего дня, есть — после. Режим должен оставаться неизменным, за исключением случаев, когда это предусмотрено заранее. При возникновении срочного изменения планов — просто предупреждайте в чат вашей команды.
Работа с сопротивлением — для сотрудников, которым сложно адаптироваться к удалённому графику, проводятся индивидуальные сессии для снижения градуса тревоги. В общем, такой инструмент как беседы один на один должен быть постоянным управленческим инструментом в компании. Именно на этих беседах руководитель должен интересоваться делами его работника: есть ли у него какие-либо сложности, хватает ли ему ресурсов для выполнения своей работы, как складываются его отношения с коллегами, а может он готов поделиться идеями по развитию вашей компании или росту её эффективности.
Итак, выбирайте инструменты, сделайте качественные подготовительные мероприятия для работы с командой, разработайте график и сценарии на случай, если внедрение будет происходить неравномерно, а у команды будут вопросы, тревога или сопротивление. Помните, что кризис пройдёт, а ваша репутация как работодателя останется!
