Корпоративная почта: зачем она нужна и как ее настроить

Сергей Чигирь
20/10/2021
Корпоративная почта

Если у вашего бизнеса есть сайт, то ему понадобится и своя почта. Без нее сложно общаться как с клиентами, так и внутри коллектива. Выясним преимущества корпоративной почты, какие сервисы ее предлагают и какую почтового услугу выбрать. Разобраться в этой теме помог интернет-маркетолог Иван Мельник.

Электронная почта играет большую роль в работе компании, иногда более значимую, чем сам сайт. Она позволяет вести переписку с клиентами и партнерами, регистрироваться в государственных органах и на сайтах, коммуницировать внутри коллектива. А значит, без собственной почты сейчас никак.

 Корпоративная почта: в чем ее преимущества

  • Доверие со стороны клиентов. Покупатели опасаются иметь дело с продавцами, которые пишут с адресата не своего домена, а домена бесплатных почтовых сервисов вроде gmail.com, ukr.net, i.ua, meta.ua и др. 
  • Возможность массовых рассылок. Специализированные почтовые сервисы требуют от клиента иметь собственную корпоративную почту со своим доменом.
  • Удобство и дополнительная реклама. Пользователю легче запомнить ваш почтовый адрес, чем адрес, зарегистрированный на бесплатных почтовых сервисах. Значительно проще отправлять запрос на ящик, например, оffice@company.com, чем на Andryi87@gmail.com. Почтовый ящик будет вашей рекламой на сайте, в соцсетях и при переписке.
  • Использовать автоответчик. Корпоративная почта нужна для оповещения клиента о получении его заказа, регистрации на сайте или подписки на новости компании на сайте.
  • Упрощение корпоративных коммуникаций. Регистрация в корпоративных почтовых сервисах позволяет вести переписку с клиентом по одному адресу, иметь облачные сервисы для хранения данных, а также специальные мессенджеры и планеры для общения внутри коллектива. Благодаря корпоративной почте вы сможете анализировать и обрабатывать коммуникацию с клиентами.

Google и Outlook в помощь

Google и Outlook в помощь

Google Workspace. Самый популярный и быстрый способ создать собственную корпоративную почту – сервис Google, который называется Google Workspace (бывший G Suite). Здесь предлагается и бесплатная версия для тестирования возможных услуг корпоративной почты. По сути, пользователю доступна вся экосистема Google, в частности: персонализированные корпоративные электронные адреса, почтовые сервисы Gmail, Календарь, Meet, Chat, Диск, Документы, Таблицы, Презентации, Формы, Сайты и т.п. 

Корпоративная почта предпринимателя защищена сервисом Google. Сюда же можно перенести всю почту из предыдущих ящиков. За дополнительную плату вы получите неограниченный объем памяти (если в вашей компании менее 5 пользователей, то каждому из них предоставляется 1 ТБ).

«Чтобы иметь почту на своем домене, надо зарегистрировать домен. Такая услуга стоит 800–1 000 грн. После этого можно создать в Google Workspace не только собственную почту, но и сайт. Здесь есть конструктор сайтов, в том числе конструктор интернет-магазинов. Так вы одновременно получаете сайт, корпоративную почту и облачный сервис. Однако возможности конструктора интернет-магазинов здесь не такие широкие, как, например, в Wordpress или Tilda», – говорит Иван Мельник.

Как зарегистрироваться на Google Workspace, читайте здесь.

Услуги сервиса не бесплатные. Минимальные расценки Google Workspace – 5,40 доллара в месяц. За эту сумму вы получаете:

  • защищенную электронную почту с корпоративными адресами;
  • видеовстречи на 100 участников;
  • 30 ГБ в облачном хранилище на пользователя;
  • функции безопасности и администрирования;
  • стандартную техническую поддержку.

Microsoft Outlook. Еще одним мощным мировым сервисом по предоставлению услуг корпоративной почты считается Microsoft Outlook. В отличие от Google почтовый сервис работает не в браузере, а в специальной программе на компьютере или в приложении в смартфоне.

В бизнес-версии вы получаете не только корпоративную почту, но и интеграцию с другими ресурсами Microsoft, например Skype, LinkedIn, Microsoft Teams и т.п.

Для создания корпоративной почты в Outlook необходимо:

  • перейти на страницу domains.live.com;
  • нажать «Добавить домен»;
  • ввести имя зарегистрированного домена, а также выбрать почтовую службу для домена;
  • скопировать адрес MX-сервера, который находится на сайте вашего регистратора домена. Далее вставить этот адрес в строку MX-сервер на панели управления доменом;
  • нажать на блок «Обновить» и ждать завершения обновления. Процесс может длиться до 48 часов;
  • чтобы активизировать вашу запись, зайдите на страницу mail.live.com. После этого уже можно работать с почтой и сервисами.

Стоимость услуг с собственным адресом стартует от 12,50 доллара в месяц (годовая подписка с автоматическим восстановлением). В этот пакет входит: Microsoft Teams, защищенное облачное хранилище, мобильные и веб-версии Word, Excel и PowerPoint.

Почта через хостинг 

Международные. В хостинговых компаниях (хостерах) можно заказать не только веб-хостинг своего домена (регистрацию названия и сохранения его на серверах), но и почту со своим доменом. Такие услуги предлагают a2hosting, webhostingpad, hostpapa. Они стоят 2–6 долларов в месяц. Но указанные ресурсы предлагают минимум услуг, поэтому очень уступают сервисам Google и Outlook.

Отечественные. Собственную почту предлагают и украинские хостеры (HOSTiQ, Ukraine, Hostenko). У некоторых бесплатная регистрация в течение тестового периода, в дальнейшем хостинг плюс корпоративная почта обойдутся вам в 150–200 грн в месяц.

Есть ли бесплатная почта

Есть ли бесплатная почта

А что делать, если у вас стартап и каждая копейка на счету? У начинающих предпринимателей денег в обрез, к тому же они часто не уверены, что их бизнес вообще пойдет. Когда средств на почту нет, можно сначала пользоваться услугами бесплатного сервиса.

«Действительно бесплатный почтовый сервис для предприятий предлагает разве что ZOHOMail и Protonmail, но у них есть свои ограничения. Protonmail предлагает отправку не более 150 писем в день и объем почтового ящика до 500 МБ. ZOHOMail обеспечивает бесплатный сервис только команде до 5 человек, при расширении придется платить – по доллару за каждого пользователя», – отмечает эксперт. 

Выбираем название

Однако зарегистрировать корпоративную электронную почту – это полдела. Важно правильно выбрать название, поскольку электронный адрес считается одним из основных коммуникационных инструментов, с помощью которого вы будете общаться с клиентами. 

«Важно, чтобы и название, и домен были простыми, состояли из одного слова. Желательно, чтобы главный адрес не был персонифицированным, а имел нейтральное название, например office, sales, finance. Персональные почтовые адреса должны указывать имя и фамилию, а не наоборот, потому что в мире привыкли писать сначала имя, а потом фамилию.

Из разделительных знаков разрешена только точка, например ivan.melnyk. Никаких нижних подчеркиваний не допускается. Во-первых, почтовые сервисы могут не пропустить такое название. Во-вторых, клиенты не поймут такого адреса или перепутают его», – советует Мельник.

Зарегистрировав корпоративную почту и выбрав правильные адреса для своих ящиков, вы сможете существенно улучшить количество и качество собственных продаж уже в первые месяцы работы. Но для этого надо тщательно изучить возможности выбранных почтовых сервисов, так как у каждого свои особенности.

Related Terms

НЕ ПРОПУСТИТЬ САМОЕ ИНТЕРЕСНОЕ

x