Сегодня все больше компаний и предприятий организуют работу в условиях оpen spacе, то есть открытого пространства. Сотрудники работают в одном огромном помещении, разделенном кое-где перегородками. Насколько эффективна такая практика?
Какую форму организации офисной работы: оpen spacе или кабинетную – выбирают компании в различных сферах деятельности, мы спросили у ведущих экспертов и топ-менеджеров: вице-президента компании «ИТ-Интегратор» Надежду Омельченко, руководителя HR-команды компании «ЭСКА Капитал» Ирину Бондаренко и HR-руководителя компании Svitsoft Дмитрия Савицкого. Они рассказали о своем опыте, а также о плюсах и минусах каждого формата.
Преимущества и недостатки
В open space на первое место выходит социализация. Кто не мечтал общаться с коллегами нон-стоп и решать важные вопросы, не покидая рабочее место? Но не мешает ли это концентрироваться на делах и не рассеивает ли внимание?
Плюсы. Основные преимущества общего пространства офиса по мнению специалистов:
- комфортное взаимодействие между коллегами. Удобно не искать нужного сотрудника по кабинетам, а обратиться к нему, просто повернув голову;
- оперативное решение вопросов. Сроки сокращаются почти вдвое;
- меньше затрат на аренду и обустройство офиса, больший коэффициент полезной площади;
- дружный, незакомплексованный коллектив – регулярное общение способствует созданию благоприятной атмосферы в офисе;
- контроль работы со стороны руководства проходит гораздо эффективнее, так как все перед глазами;
- отсутствие сплетен;
- информированность, коллектив всегда находится в курсе событий. Работники лучше понимают направление развития компании, ее цели и методы их достижения.
Минусы. Недостатки такого способа организации работы побуждают некоторые компании оставаться верными кабинетной системе:
- отсутствие личного пространства психологически не каждому подходит;
- постоянный шум и посторонние звуки отвлекают от работы;
- конфликт может разгореться молниеносно, причем на пустом месте. Даже в элементарных вещах, например включить/выключить кондиционер, люди не всегда могут найти общий язык;
- самый актуальный фактор на сегодняшний день – в помещении с большим количеством людей высок риск подхватить инфекцию.
Любой формат неидеален, поэтому решать только вам, какой из них подойдет вашему коллективу. Вот что по этому поводу думают эксперты различных сфер деятельности и какую технологию организации офиса выбирают.
На собственном опыте
Против: представитель сферы ИТ. «В нашей компании всегда были против open space, собирающего большое количество сотрудников. Именно поэтому мы делим пространство офиса по командам – по отсекам или отдельным кабинетам, – говорит Надежда Омельченко. – Обычно это сотрудники одного подразделения. Карантин однозначно внес коррективы в привычную офисную жизнь. Мы существенно сократили все косвенные расходы, в том числе за счет уменьшения арендуемых площадей. Соответственно расположение рабочих мест в офисе пришлось пересмотреть и организовать гибкий график работы. Я вообще считаю, что на фоне пандемии и глобального перехода на удаленку формат open space вскоре утратит свою актуальность. Как минимум до решения вопроса с прививками и активного коллективного вакцинирования».
За: представитель лизинга. «Считаю, open space весьма эффективным инструментом в вопросе организации труда, – делится Ирина Бондаренко, – сотрудники могут напрямую коммуницировать друг с другом, экономится время на решение дел в корпоративных чатах. Информация лучше передается и не остается места для недоразумений».
Команды работают слаженно, дружно, а совместная работа над проектом движется быстрее. Такие обыденные бюрократические вещи, как подписание договоров, происходит оперативно: можно подойти к коллеге лично, проконсультироваться и вместе найти общее решение.
Кроме этого, HR-специалист видит в open space еще один плюс – более быструю адаптацию новых сотрудников. Они наблюдают за коллегами, перенимают опыт, и бизнес-процесс в целом становится более понятным.
Только обязательно должны быть зоны для отдыха и неформального общения. Для этого в «ЭСКА Капитал» предусмотрены локации, где можно поработать в одиночестве, выпить чашечку кофе или чая, а еще есть настольный теннис для игр.
Альтернативное мнение HR-руководителя в сфере диджитал.
«Open space подходит далеко не всем, – считает Дмитрий Савицкий. – Есть категории работников, которым очень важно работать в отдельно: рекрутеры, бухгалтеры, CEO – уровень проблематики обсуждаемых ими вопросов очень высокий и не всегда доступен для всей команды. Чаще всего таким специалистам необходима тишина и возможность общаться с сотрудниками тет-а-тет, без посторонних. Поэтому у любого члена коллектива должна быть возможность уединиться в каком-то месте: сказать всем «извините, я занят» и исчезнуть из поля зрения на несколько часов».
Конечно, для других сотрудников вопросы конфиденциальности и личного пространства также важны. Это можно решить даже в условиях орen space. Есть достаточно технических решений вроде околокабинетных капсул в общем пространстве. Их реально трансформировать в зависимости от пожеланий сотрудника.
Большие команды обычно работают в больших орen space. Казалось бы, это стандарт, который сложно оспорить. Действительно, проще коммуницировать голосом, а не стучать в дверь кабинета. Так или иначе это способствует созданию какого-то ощущения общности и определенной дружеской атмосферы.
«Однако руководителей необходимо учить работать в таком пространстве, нужно уметь регулировать некоторые моменты, – говорит Дмитрий Савицкий. – Что я имею в виду? Такое пространство легко идентифицирует настроение, состояние здоровья и моральный дух любого сотрудника, надо просто наблюдать и оперативно реагировать. За общим пространством надо ухаживать, как и за атмосферой в нем. Тогда это будет максимально полезно. Воспитывать командный дух в таких условиях несложно».
