Штатное расписание: что это за документ и как его составить

Штатное расписание

Штатное расписание – это универсальный документ, который в том или ином виде должен быть на любом предприятии. 

Так ли это? Что говорит об этом законодательство Украины? Как организовать процесс создания штатного расписания на предприятии и какие нюансы при его изменении и использовании? На эти и другие вопросы ответила управляющий партнер компании   IJI IT Group Наталья Клименченко.  

Штатное расписание. Обязательно?

Словосочетание «штатное расписание» пришло к нам из недалекого вчера. Для кого-то в нем звучит бюрократическая нотка, для кого-то – пережиток прошлого, некоторые искренне не понимают, зачем в век онлайна и фриланса составлять «штатку». Неужели это кому-то нужно? Какая в этом польза? А можно ли без него?

Начнем с того, что ни в одном актуальном законодательном акте Украины прямо не написано о том, что предприятие обязано составлять штатное расписание. И все же  юристы в своих трактовках единодушны – штатное расписание на предприятии необходимо.

На сегодняшний день также нет требований со стороны законодательства относительно необходимости регулярного предоставления штатного расписания в какие-либо органы государственной власти. Однако этот документ могут запросить должностные лица контролирующих органов во время проведения плановых и внеочередных проверок. В этом случае предприятие обязано предоставить штатное расписание, составленное и оформленное с соблюдением всех норм.

Позиция Минсоцполитики Украины: «…составление и утверждение штатного расписания на предприятии является обязательным и его отсутствие расценивается как нарушение требований законодательства о труде, влекущее за собой административную ответственность работодателя…».

Итак, штатное расписание – один из обязательных документов, который непременно должен быть на предприятии. 

Разберемся, почему.

Согласно Кодексу Законов о труде (КЗоТ) право на труд гражданин реализует путем заключения трудового договора с предприятием. Трудовой договор определяет, какую работу и за какое вознаграждение работник выполняет для предприятия-работодателя. Вид работ – это должность, а вознаграждение – должностной оклад, которые зафиксированы в штатном расписании предприятия. Таким образом, документальное оформление трудовых взаимоотношений между предприятием и работником происходит на основании действующего штатного расписания.

Именно поэтому разработка штатного расписания на предприятии зачастую является прерогативой службы по работе с персоналом. Директор по персоналу может инициировать процесс создания документа или внесения в него изменений и координировать работу до введения его в действие.

Пользователями штатного расписания на предприятии, как правило, выступают несколько подразделений, среди них бухгалтерия и отдел по работе с персоналом.

Штатное расписание – это документ организационно-распорядительного характера, в котором предприятие фиксирует о себе следующую информацию:

  • структура предприятия: перечень департаментов, отделов, прочих структурных единиц;
  • штат предприятия: перечень должностей, которые формируют департаменты, отделы и прочие подразделения компании и количество штатных единиц, предусмотренных для каждой должности;
  • должностные оклады: для каждой должности установлен должностной оклад, который зафиксирован в штатном расписании;
  • общую численность персонала на предприятии и общий месячный фонд оплаты труда.

«Содержание штатного расписания фиксирует ту информацию о предприятии как работодателе, которая необходима для соблюдения и исполнения норм действующего законодательства о труде.  Наличие правильно разработанного штатного расписания на предприятии значительно снижает риски возникновения недоразумений с контролирующими органами. Кроме этого, предприятие использует штатное расписание для решения ряда организационных и кадровых вопросов», - объясняет Клименченко. 

На основании штатного расписания на предприятии:

  • рассчитывается плановая численность персонала предприятия;
  • учитывается и контролируется количество вакантных должностей;
  • осуществляется процесс подбора персонала на вакантные должности;
  • определяются должностные оклады в зависимости от должностей, устанавливаются надбавки и доплаты;
  • планируется и рассчитывается объем затрат на оплату труда (фонд оплаты труда);
  • планируются изменения в структуре предприятия (добавляются или упраздняются отделы, добавляются или сокращаются должности, меняется количество штатные единиц). 

Штатное расписание. Составляем правильно

Законодательством не предусмотрено единого стандарта штатного расписания, поэтому этот документ может иметь произвольную форму. И это означает, что предприятие вправе само решать, какие должности займут работники (для выбора должностей предприятие должно пользоваться Классификатором профессий), сколько предприятию нужно персонала и каким будет размер их заработной платы (с соблюдением законодательных норм об оплате труда и минимально установленном размере заработной платы).

Разработку штатного расписания стоит проводить, опираясь на внутренние организационно-нормативные документы: действующую структуру с численностью работников, положение по оплате труда.

Алгоритм составления штатного расписания на предприятии можно применить такой:

Шаг 1. Формирование и фиксация организационной структуры предприятия

На данном этапе определите перечень департаментов и отделов внутри них. Как правило, это делается схематично, с фиксацией вертикальной подчиненности и горизонтальных связей между структурными подразделениями компании. Наименование подразделений предприятие определяет самостоятельно, исходя из основного функционала, который выполняют отделы. Как правило, это административно-управленческие подразделения, производственные/торговые подразделения, обслуживающие подразделения, вспомогательные подразделения.

Шаг 2. Определение перечня должностей

Штатное расписание должно включить в себя перечень абсолютно всех должностей, которые необходимы предприятию для нормальной работы. В этот перечень должны войти и вакантные должности. На основе штатного расписания рассчитывается общая численность персонала предприятия.

Несмотря на то, что законодательство позволяет предприятию самостоятельно разрабатывать организационную структуру и численность (ч. 3 ст. 64 Хозяйственного кодекса), необходимо помнить о регулирующем моменте: для выбора названий должностей используется Классификатор профессий (нормативный документ, утвержденный законодательно). Эти же наименования должностей согласно классификатора используются в приказах и других кадровых документах.

«Не стоит пренебрегать этим требованием. Соблюдение соответствия должности (профессии) Классификатору профессий избавит вашего сотрудника в дальнейшем от бюрократических перипетий. Правильность написания должности по Классификатору поможет оформить и получить положенные отдельным категориям работников льготы и гарантии: дополнительный отпуск, право на сокращенный рабочий день, льготное пенсионное обеспечение»,- рассказывает Клименченко. 

Шаг 3. Определение количества штатных единиц

Расчет штатных единиц по каждой должности предприятие осуществляет самостоятельно исходя из экономической логики и целесообразности найма и содержания запланированной численности работников.

На данном этапе составления штатного расписания важно найти баланс между рабочей нагрузкой на 1 штатную единицу в рамках допустимого законодательством рабочего дня/недели и объемом работы, которую сотрудник может качественно выполнить в период рабочего дня с соблюдением всех установленных законом технологических перерывов в работе. Важно не допустить ситуацию, когда на 1 штатную единицу ложится непосильный объем работы, с которой невозможно справиться в течение рабочего дня и приходится все время задерживаться или работать в выходные дни. Это приводит к выгоранию и текучке кадров, что влечет за собой дополнительные затраты на поиск и адаптацию новых сотрудников. Нежелательна и обратная ситуация: штатных единиц больше, чем рабочих задач. Очевидно, что предприятие несет ненужную нагрузку по затратам на оплату труда.

Если работы на 1 штатную единицу недостаточно, есть возможность внести в штатное расписание 0,75 или 0,5 штатной единицы (или другой размер ставки) и установить сотруднику неполный рабочий день.

При планировании численности важно учесть фактор взаимозаменяемости сотрудников в отделах на период отпусков или больничных. Количество людей в подразделении должно быть рассчитано таким образом, чтобы можно было составить график отпусков и использовать положенный отпуск в течение года, и при этом не страдала работа отдела. Это правило сработает и в случае, если кто-то заболеет и откроет бюллетень. По этой же причине стоит подумать о том, кто сможет заменить руководителя отдела на период отпуска или отсутствия по другим причинам. И ввести в штатное расписание должность заместителя начальника отдела. 

Шаг 4. Определение системы оплаты труда

На этом этапе предприятие должно определить правила, по которым будет происходить начисление заработной платы. Возможны сдельная (за количество выпущенной продукции, оказанных услуг или выполненных работ) или повременная (за количество отработанного времени) система начисления заработной платы. Обе формы применяются в Украине, наибольшее распространение получила повременная система, но сдельная также используется зачастую на производственных предприятиях, где норма выработки продукции является основным критерием для определения размера заработной платы.

Шаг 5. Установление должностных окладов

Должностной оклад в штатном расписании не может быть ниже действующей минимальной заработной платы в Украине при условии 1 ставки для 1 штатной единицы. Это условие обязательно для выполнения и не может быть нарушено.

«Разработайте самостоятельно квалификационные ступени для вашего предприятия. Не устанавливайте для одинаковых должностей разные оклады. Это поможет избежать неприятных вопросов и замечаний со стороны контролирующих органов. Начните с построения иерархической пирамиды должностей и определите, сколько уровней имеет пирамида. На верхнем уровне – руководитель предприятия, на уровне ниже – его заместители (руководители направлений), следующий уровень - начальники департаментов или отделов, еще ниже по иерархии – исполнители, и т.д. Установите для каждого уровня тарифный коэффициент и старайтесь придерживаться правила сопоставимых должностных окладов на одном уровне пирамиды. Логично, чем выше уровень должности, тем выше оклад»,- отмечает Клименченко. 

Шаг 6. Подготовка проекта штатного расписания

В проект штатного расписания вносится и структурируется вся информация, которая получена на предыдущих этапах подготовки. Как правило, это таблица, которая содержит информацию о наименовании отделов, должностей, количестве штатных единиц, должностных окладах.

Например, штатное расписание может иметь такой вид:


Утверждаю:

Штат в количестве 500 штатных единиц

с месячным фондом заработной платы

4 800 000 (четыре миллиона восемьсот тысяч) грн.

Директор ООО «Солнечный день»

______________________И.И.Ивко

 

Штатное расписание по состоянию на 1 февраля 2020 года

Название структурного подразделения

Название должности (профессии)

Код профессии (ДК 003: 2010)

Количество штатных единиц

Должностной оклад (тарифная ставка), грн.

Надбавка (доплата), грн.

Фонд заработной платы в месяц, грн.

             
             
             

 

Начальник отдела кадров ООО «Солнечный день»___________________О.О.Олесько

Согласовано:

Главный бухгалтер ООО «Солнечный день» ________________________В.В.Винник


Для того, чтобы проект штатного расписания был максимально корректно составлен, стоит согласовать его с руководителями подразделений. Для этого составляется лист согласований. Удобнее создать его в электронном виде и предоставить возможность каждому из руководителей вносить предложения по корректировкам и замечания к исправлению.

«Если на предприятии отсутствуют документы о структуре, численности, порядке оплаты труда, руководитель отдела или департамента по управлению персоналом может инициировать создание рабочей группы для проведения кадрового и должностного аудита предприятия. Используйте любой вид опроса (анкеты, почтовые рассылки по внутренней почте, телефонные звонки, мессенджеры) для получения информации из первых рук от сотрудников. Задайте простые вопросы: в каком отделе вы работаете? Какая у вас должность? Кто ваш руководитель? От кого вы получаете задачи?  А затем вместе с рабочей группой можно легко обработать эту информацию и построить организационную структуру с разбивкой на отделы и должности.  Не забудьте собрать актуальную информацию у руководителей отделов о вакансиях. Их также необходимо включить в штатное расписание»,- подчеркнула Клименченко. 

Шаг 7. Утверждение штатного расписания

Штатное расписание утверждает руководитель предприятия соответствующим приказом. Приказ составляется в произвольной форме, должен включать в себя информацию о дате вступления штатного расписания в действие. Следует учитывать, что «задним числом» ввести в действие штатное расписание нельзя: дата приказа должна быть раньше или совпадать с датой вступления штатного расписания в силу.

Например, приказ может быть составлен в таком виде:


Общество с ограниченной ответственностью «Солнечный день»

Код ЕГРПОУ 00000000

Приказ №03-к /20

Об утверждении штатного расписания

г. Киев                                                                                                                     15.01.2020

Приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие штатное расписание Общества (прилагается) в количестве 500 штатных единиц с ежемесячным фондом заработной платы 4 800 000 (четыре миллиона восемьсот тысяч) грн, с 01.02.2020 года.

2. Приказ директора ООО «Солнечный день» «Об утверждении штатного расписания» от 15.01.2019 №07-к/19 признать утратившим силу с 01.02.2020.

 

Директор                                                                                                    И.И. Ивко.

 

Визы и отметки об ознакомлении с приказом


Штатное расписание. Вносим изменения

Имеет ли штатное расписание срок действия? Хорошая новость в том, что если в документе не указать период его действия, то можно его использовать в течение всего срока деятельности предприятия до тех пор, пока не возникнет необходимость внести в него изменения и дополнения.

В каких случаях в штатное расписание необходимо вносить изменения:

  • Если меняется структура предприятия: добавляются или ликвидируются структурные подразделения. А также, если структурные подразделения переименовываются.
  • Если добавляются или ликвидируются должности в рамках структурных подразделений.
  • Если происходит смена должностных окладов (тарифов, надбавок, доплат).
  • Если меняется численность штатных единиц.
  • Если истекает срок действия документа (в случае, если указан период действия штатного расписания).

Внести изменения в штатное расписание можно двумя способами. Если изменения несущественные, то достаточно приказа с обоснованием и перечнем вносимых изменений. Если изменения существенные, необходимо сделать новое штатное расписание и ввести его в действие приказом.

Нет ограничений относительно количества изменений, которые можно вносить в штатное расписание на протяжении года.

«Стоит планировать процесс внесения изменений в штатное расписание, продумывать возможные изменения заранее и к определенной дате (удобнее всего к 1 числу месяца) вносить сразу несколько изменений в штатное расписание: вводить новые должности, менять оклады и т.п. Оптимально делать мониторинг актуальности информации, содержащейся в штатном расписании, не реже 1 раза в квартал», - резюмировала Клименченко. 

Нормативные документы, которые могут быть полезны при разработке штатного расписания:

Кодекс законів про працю України (від 10.12.1971 р. зі змінами та доповненнями)

Кодекс України про адміністративні правопорушення (від 07.12.1984 р. № 8073-Х зі змінами та доповненнями)

Господарський кодекс України (від 16.01.2003 р. № 436-IV зі змінами та доповненнями)

Національний класифікатор України «Класифікатор професій ДК 003: 2010»

Лист Міністерства праці України № 162/06/187-07 від 27.06.2007 р.

Related Terms

НЕ ПРОПУСТИТЬ САМОЕ ИНТЕРЕСНОЕ

x