Советы о совещаниях

Элина Московчук
13/07/2018

У отечественных исследователей руки пока не дошли, а вот британцы в начале этого года посчитали. Согласно STL Microsoft Training, сотрудники компаний в среднем ежегодно высиживают на 207 совещаниях. И почти 140 из них завершаются безрезультатно - заявленной цели участники не достигают. Ещё исследование показало, что от засилья совещаний, традиционной проблемы корпораций, также страдает и средний, и малый бизнес.

Как метко выразился современный выдающийся канадско-американский экономист Джон Кеннет Гэлбрейт, «совещания незаменимы, если вы решили ничего не делать».

Однако, совещания могут стать незаменимым инструментом роста и развития компании. Нужно лишь соблюдать несколько стратегий.

1. Может, совещание вообще лишнее?

Чтобы сократить количество совещаний, найдите другие способы решения проблемы. Есть необходимость в обмене информацией? Нужно сделать апгрейд статуса проекта? Чтобы быстро обсудить вопрос, воспользуйтесь возможностями электронной почты или мессенджеров.

Для проектной работы используйте приложения вроде Trello, Planner или их аналоги - программы для управления проектами. Ваши сотрудники будут вам благодарны!

Спросите себя:

- необходимо ли мне участие других людей;

- есть ли необходимость в командном принятии решений;

- есть ли спорные вопросы, требующие решения.

Если ответы «нет», то для проведения совещания нет ни одной веской причины.

2. Разошлите повестку дня.

Каждый участник совещания должен точно знать, что будет происходить на встрече, ещё до её начала. Лучшее время для распространения повестки дня – за 24 часа. В течение суток каждый участник будет иметь возможность посмотреть материалы и собрать необходимую информацию. Таким образом, все будут подготовлены к содержательному диалогу. У этого правила не должно быть исключений.

Запомните, если вы вдруг сообщили о совещании без объявления повестки дня, то всё время, что останется до него, сотрудники посвятят домыслам относительно цели предстоящего совещания.

3. Кстати, прозрачная цель - это обязательно.

Каждое совещание должно иметь конкретную цель. Все обсуждения, проводимые во время совещания, должны совпадать с этой целью. Конечно, новые идеи и перспективы приветствуются, но не за счёт поставленной задачи.

Кристофер Франк, вице-президент American Express, говорит, что вы должны уметь формулировать цель совещания в пяти словах или даже меньше. Такая лаконичность даст хорошее представление об информации, которую нужно предварительно собрать; о людях, которых следует пригласить на совещание; обеспечит, чтобы все они работали над одной и той же целью.

4. Ограничьте количество участников.

Некоторые совещания не требуют участия всей команды. Действительно, есть большой соблазн упростить себе жизнь и выслать приглашение всем адресатам согласно списка рассылки электронной почты. Но совещание - это не вечеринка, поэтому принцип «чем больше, тем веселее» здесь не работает.

Потратьте время на выбор участников встречи. Ведь люди склонны быть более откровенными и общаться эффективнее именно в небольших группах. Например, Стив Джобс всегда настаивал на том, что совещание - это встреча небольшой группы умных людей, и никогда не стеснялся сообщить сотруднику, что его участие сейчас не требуется.

В целом считается, что на совещании должно быть не более 10 человек.

5. Время - это деньги.

Нет ничего хуже, чем увязнуть на совещании, поглядывая на часы каждую минуту. Совещания не должны длиться часами! Откровенно говоря, даже полчаса будет много. Исследования показывают, что мы можем быть действительно внимательными от 10 до 18 минут.

Опять беспокоитесь, что не успеете обсудить повестку дня менее чем за час? Вспомните, что Мартину Лютеру Кингу, чтобы поделиться своей мечтой о расовом равенстве, которая перевернула историю человечества, хватило всего 17 минут.

И, пожалуйста, поддерживайте репутацию руководителя, который никогда не выходит за определённые временные рамки.

Если участники совещания будут знать, что вы уважаете их время, они будут пунктуальными и участвовать в обсуждении максимально активно.

6. Совещание закончилось. Что дальше?

Основная неприятная особенность большинства совещаний - это обсуждение ради обсуждения. Люди встречаются поговорить о планах или стратегии. Решения, принятые на совещании, так никто и не выполняет.

Чтобы избежать такой ситуации, прежде чем завершать каждое совещание, назначьте сотрудников, которые будут отвечать за воплощение принятых решений в жизнь. Выдача такого «домашнего задания» оставляет ощущение того, что время потрачено не зря.

Генеральный директор Google Ларри Пейдж говорит, что секрет заключается в том, чтобы не действовать, как многомиллиардные корпорации, а быть «голодными стартапами». Проблема больших компаний - почти неизбежная бюрократия. Большое количество отделов приводит к увеличению количества встреч, а решения принимаются всё медленнее.

Чтобы упростить принятие решений на совещаниях, Google применяет подход «фишка дальше не идёт». Эта фраза из лексикона игроков в покер получила распространение благодаря президенту США Гарри Трумэну. Табличка с такой надписью украшала его стол. В переносном смысле фишка - атрибут человека, ответственного за принятие решений. Прием Google «фишка дальше не идёт» означает, что окончательные решения по всем затронутым на совещании вопросам принимаются сразу по итогам обсуждения.

Итак, используйте, пожалуйста, эти 6 стратегий во время следующего совещания. Во-первых, они помогут вам максимально эффективно использовать свой потенциал и потенциал ваших сотрудников. Во-вторых, существенно сократят затраты времени.

Удачного совещания!

Related Terms

НЕ ПРОПУСТИТЬ САМОЕ ИНТЕРЕСНОЕ

x