УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ И КРИЗИСНОЕ РЕАГИРОВАНИЕ В МАЛОМ И СРЕДНЕМ БИЗНЕСЕ

Татьяна Герасимова — эксперт по финансам консалтингового агентства «Ведис», консультант и бизнес-тренер для малого и среднего бизнеса. Татьяне доводилось работать финансовым аналитиком и директором в компаниях, переживающих кризис. Специально для «Будуй своє» экономист рассказала о главных ошибках предпринимателей и поделилась основными правилами управления финансами для малого и среднего бизнеса.

 

НА СТАРТ...

Для того чтобы на этапе запуска бизнеса адекватно оценить возможные риски, связанные с новым проектом, финансовый эксперт «Ведис» советует придерживаться следующего алгоритма:

  1. Оценить все затраты, связанные с запуском будущего бизнеса, и спрогнозировать ожидаемые доходы.
  2. В случае негативной оценки на предыдущем этапе — пересмотреть бизнес-модель, поискать альтернативные варианты реализации проекта или отказаться от нежизнеспособной бизнес-идеи.
  3. Если прогнозный вариант выглядит привлекательно, необходимо еще раз перепроверить цифры и протестировать бизнес-план на устойчивость к возможным факторам риска.   Например, посчитать, останется ли бизнес прибыльным:
  • при падении спроса на 10-20%;
  • при росте цен на сырье на 10-20%;
  • при изменениях курса доллара.

 

РАЗДЕЛЯТЬ И ОТКЛАДЫВАТЬ

Предприниматели, управляя финансами компании, часто допускают похожие ошибки, считает Татьяна. Бизнес-консультант выделила самые распространённые из них:

 

1) Большинство предпринимателей не разделяют личные финансы и финансы бизнеса.

Одна из частых причин банкротств в украинском малом и среднем бизнесе — это «проедание» капитала, считает Татьяна. Зачастую деньги постоянно курсируют из одного кармана предпринимателя в другой безо всякого учета и контроля. Такой подход ставит под угрозу как стабильность компании, так и финансовую безопасность семейных ресурсов бизнесмена. Разделять денежные потоки необходимо для того, чтобы:

  • Четко видеть финансовый результат бизнеса;
  • Организованно контролировать расходы предприятия;
  • Не подвергать излишнему риску личные финансы предпринимателя;
  • Обеспечить прозрачность финансов бизнеса для партнеров или инвесторов.

 

Для того чтобы сохранить такое разграничение, предпринимателю стоит фиксировать все суммы, вложенные в бизнес. Вынимать деньги из бизнеса можно только после того, как была подсчитана прибыль за прошедший период. Также не следует списывать суммы больше заработанной прибыли. Для контроля и разделения финансов удобно использовать специальные мобильные приложения, например Money Manager, Zenmoney, Money Wallet и Moneygraph+ (последние два подходят только для пользователей Windows).
 

2) Отсутствие резервов.

Часто все получаемые предприятием доходы идут на покрытие текущих затрат или изымаются собственником в виде прибыли. При этом у компании нет запаса финансовой прочности на случай непредвиденных ситуаций и ресурсов для роста и развития.

В идеале, суммы резервного фонда должно хватать на 3-6 месяцев бездоходного существования бизнеса, считает Татьяна. Эта сумма может пойти на оплату аренды, зарплат, закупку товара в периоды, когда выручка падает. Также это поможет при стремительном росте оборотов, когда потребуется закупать товаров больше, чем обычно, нанимать новых сотрудников, покупать оборудование. Такой резерв лучше формировать на этапе запуска бизнеса, включив эту страховую сумму в расчет необходимого стартового капитала. В дальнейшем в резерв лучше откладывать 10-20% от зарабатываемой прибыли.

 

СТРАТЕГИЯ И ПЛАН

По мнению Татьяны, ключевые факторы успешного ведения финансов на предприятии — это регулярность и систематичность. Предпринимателю стоит обращать больше внимания на то, чтобы при принятии решений была учтена абсолютно вся информация о финансовой ситуации в бизнесе. Для этого нужно следить, чтобы какие-либо данные не потерялись. При этом то, как будет вестись учет и анализ метрик бизнеса, с помощью каких инструментов и методов — не столь важно. «Если правильно организовать процесс учета с самого начала, когда цифр еще мало, будет легко расширять этот процесс по мере роста бизнеса. Гораздо сложнее разгребать хаос в уже работающем крупном бизнесе и пытаться систематизировать процессы, основываясь на большом количестве данных», — делится с начинающими предпринимателями Татьяна.

В кризисных ситуациях Татьяне часто приходилось включать «ручное управление» и принимать решения отдельно по каждой сделке и статье затрат. В таких случаях очень помогает планирование, в том числе краткосрочное: например, составление плана платежей на день или неделю. Важен также контроль затрат и поиск возможностей по их оптимизации. Однако предприниматели часто допускают ошибку, в ситуации кризиса ограничиваясь одной экономией затрат. Самое главное — это стратегические решения, делится Татьяна. Когда понятны причины кризиса, необходимо решать системные проблемы, например, искать дополнительное финансирование, полностью менять бизнес-модель компании или объединяться с другим бизнесом.

 

ФИНАНСЫ В УСЛОВИЯХ КРИЗИСА

В критических ситуациях важно продолжать считать и анализировать свои денежные потоки, считает Татьяна. Кроме этого финансовый эксперт советует:

            1. Скорректировать финансовое планирование.

Предпринимателю следует рассмотреть несколько сценариев возможного развития событий, просчитать, что будет в случае того или иного варианта и разработать планирования на каждый из случаев.

            2. Создать резервный фонд.

Если бизнес еще не имеет резервов, самое время начинать их создавать. В случае, когда средств не хватает на покрытие текущих потребностей, Татьяна советует представить, что выручка меньше полученной суммы.

           3. Пересмотреть расходы.

Часто во время кризиса предприниматели панически пытаются любой ценой сократить расходы. Но вместо того, чтобы делать резкие движения под влиянием эмоций, лучше пересмотреть и внимательно проанализировать их. В период, когда сокращаются доходы, болезненными становятся так называемые постоянные затраты - те, что остаются неизменными при сокращении выручки, например, аренда, оклады работников, административные расходы. Для того, чтобы пережить вынужденный финансовый кризис, Татьяна советует:

  • Попробовать договориться с контрагентами, например, с арендодателем, о скидке или отсрочке арендной платы на период кризиса - сейчас такое смягчение вполне возможно.
  • Максимально сократить все расходы, не касающиеся создания стоимости для клиента, например, административные.
  • Пересмотреть и проанализировать бизнес-процессы. Возможно, некоторые из них сейчас выгоднее отдать на аутсорсинг или, наоборот, делать собственноручно. Например, с сокращением спроса более эффективным будет использование внешней курьерской службы вместо собственной доставки товаров клиентам.
  • Отложить на лучшие времена инвестиции, кроме жизненно необходимых или дающих быстрый результат. Это касается приобретения оборудования, оргтехники, разработки сайтов и тому подобное.
  • Использовать возможности, которые предоставляет кризис. Например, сейчас очень много бесплатных возможностей для обучения и существенных скидок по некоторым услугам. Где-то можно договориться о партнерстве и обмене услугами, о кооперации или совместном пользования ресурсами.

 

Сейчас очень важно не паниковать и не делать резких действий, очень подробно обдумывая каждый шаг. Все предприниматели на волне кризиса делают поспешные решения. Вместо этого, отмечает Татьяна, сейчас стоит:

  • Очень осторожно подходить к расходам, которые создают стоимость и ценность продукта для клиента. Если предприниматель имеет качественный сервис, построенный на профессионально обученных сотрудниках, стоит сохранить этот персонал и, по возможности, обойтись без сокращения штата или длинных отпусков за свой счет.
  • Обратить внимание на рекламные и маркетинговые расходы. Стоит не полностью отказываться от рекламы, но пересмотреть расходы и эффективность по каждому каналу продвижения и оставить наиболее выгодные из них.
  • Понимать, что потери от снижения качества товаров или услуг могут быть намного выше суммы экономии расходов. Это также касается затрат на восстановление бизнес-процессов после кризиса: найти, научить и адаптировать нового сотрудника может быть дороже, чем сохранить существующего.

 

СПРАВЛЮСЬ САМ?

По мнению Татьяны, предприниматель всегда должен контролировать финансовые показатели своего бизнеса и исполнителей, разбираться в происходящем и анализировать полученные результаты. Для этого совсем необязательно становиться бухгалтером и делать все самому: финансовые процессы и процедуры, например начисление заработной платы, — не очень сложный процесс, но требующий постоянно следить за обновлениями законодательства и нормативной базы, можно и нужно делегировать специалистам.

Первый финансовый специалист, который может понадобиться даже небольшому бизнесу на ранних стадиях, — это бухгалтер, считает Татьяна. Такой специалист нужен предприятию, когда появляются наемные сотрудники, а также когда компания работает по общей системе налогообложения: платит налог на прибыль и на добавленную стоимость. По мере роста и развития бизнеса предприятию могут понадобиться и другие финансовые сотрудники. Например, многие предприниматели нанимают отдельного специалиста для ведения управленческого учета и составления отчетов для собственников. Но пока обороты компании не очень велики, часто с этой функцией руководитель справляется сам или частично поручает подготовку цифр бухгалтеру.

 

Сегодня предпринимателям нужно уметь воплощать в бизнесе сразу несколько ролей: вести деловые переговоры, социальные сети предприятия, делать закупки у поставщиков и контролировать финансы бизнеса. Однако Татьяна уверяет, что все не так сложно держать во внимании, как кажется. Главное — стратегически планировать все расходы и инвестиции, тщательно и регулярно вести учет финансов и не допускать размытия границ между деньгами предприятия и личным бюджетом.

Related Terms

НЕ ПРОПУСТИТЬ САМОЕ ИНТЕРЕСНОЕ

x