Защищаем бизнес: как правильно проверять контрагентов

Защищаем бизнес: как правильно проверять контрагентов

Контрагент – это физическое или юридическое лицо, выступающее одной из сторон сделки, заключенной предпринимателем. Контрагентом обычно называют подрядчика, поставщика, клиента или покупателя.

Не все контрагенты имеют безупречную репутацию, поэтому своевременная проверка может уберечь предпринимателя от многих проблем. 

Как правильно проверять контрагентов объясняет юрист и ФЛП Татьяна Тищенко.

Зачем проверять контрагента

Заключение соглашения с контрагентом без его предварительной проверки приводит не только к финансовым потерям, но и к проблемам с контролирующими органами.

Но чаще всего предприниматель сталкивается с невыполнением контрагентом своих обязательств, например, кражей аванса, сорванными поставками, саботированием других условий договора.

Подписанный договор не всегда бывает гарантией защиты. Подавать на контрагента в суд дорого, а судебный процесс может длиться очень долго. И выиграть дело даже при стопроцентной вашей правоте и безупречной сделке непросто.Поэтому гораздо проще заранее проверить партнера перед тем, как иметь с ним дело. 

Стоит проверять не только новых контрагентов, но и действующих, поскольку они также могут представлять опасность для вашего бизнеса.

Формируем базу контрагентов

Формируем базу контрагентов

Для надежного контроля за контрагентами необходимо сформировать собственную базу данных. Как только организация заключила договор или начала взаимоотношения, бухгалтер вводит соответствующие данные о контрагенте в 1С или в другую бухгалтерскую программу. Информация о контрагенте хранится в специальных справочниках, где указывается наименование и другие обязательные юридические данные контрагента.

В отдельную графу выводим банковские реквизиты партнеров, которые используются для оформления необходимых платежных документов.

«Для хранения информации о контрагенте в бухгалтерских базах партнеры обмениваются письменными соглашениями на сбор, обработку и хранение персональной информации для защиты от несанкционированных претензий со стороны контрагента», – отмечает Тищенко.

Юристы советуют предпринимателям время от времени проверять контрагентов, поскольку они могут иметь проблемы с налоговой или другими контролирующими органами, о которых вы не знали. Если за ними тянется шлейф судов с ГФС и партнерами, лучше занести такого контрагента в черный список и больше с ним не работать.

Проверяем новых контрагентов

Проверяем новых контрагентов

Нового партнера нужно подвергать обязательной проверке, чтобы убедиться в его надежности. Для этого воспользуйтесь официальными государственными реестрами.

«В бесплатных реестрах Государственной фискальной службы можно быстро проверить контрагента. Для этого вводим код ЕГРПОУ (если это юрлицо) или ИНН (если это ФЛП). После этого получаем информацию о налоговой системе учета контрагента, информацию по налоговому долгу и другие детали. Есть также Единый реестр судебных решений, сюда можно ввести название контрагента или его код ЕГРПОУ. Поиск выдает решения, постановления, определения, в которых фигурировал такой контрагент как истец, ответчик или иная сторона судебного процесса», – отметила Тищенко.

Дополнительную информацию можно узнать на сайте Минюста. Для этого надо также ввести код ЕГРПОУ контрагента или ИНН ФЛП.

«За несколько секунд вы получите бесплатные данные о компании: полное название, юридический адрес. В гугл-поиске надо посмотреть информацию, не зарегистрировано ли там по несколько десятков компаний. Если это так, налоговая в случае работы с таким контрагентом будет косо на вас смотреть и часто проявлять к вам интерес», – отметила Тищенко.

В реестре нужно также проверить, кто уполномочен ставить подписи от имени контрагента. Если договор подписало лицо, не уполномоченное на такие действия или уполномоченное подписывать соглашения, например, на сумму до 10 000 грн, а ваш договор на – миллионы, суд может признать его ничтожным. Поэтому перед подписанием договора следует требовать у партнера официальный документ, что это лицо имеет право подписи, а контрагент несет за подписанта полную ответственность.

Если контрагент ООО, попросите у него копию устава и протокола общего собрания о значимых сделках. С 2019 года только общее собрание участников ООО предоставляют директору разрешение на заключение сделок (на стоимость имущества, работ или услуг), превышающих 50% стоимости чистых активов компании. Поэтому если сумма сделки значительная, а вы сомневаетесь в компании, возможно, будет полезно посмотреть и официальную отчетность компании.

Осмотрительность для налоговой

Если вы проявили неосторожность при работе с контрагентами, налоговая служба может внести вас в цепочку фиктивных операций и выпутаться из нее будет непросто, даже если вы вели бизнес честно.

О вопросах со стороны налоговой можно узнать из нескольких источников:

  • прислали приглашение в налоговую на проведение беседы;
  • включили в годовой план-график проведения документальных плановых проверок налогоплательщиков. С планом на 2021 год можно ознакомиться на сайте ГФС;
  • поступления писем из налоговой о проведении встречных сверок с вашим контрагентом;
  • массовое блокирование регистрации налоговых накладных с контрагентами;

Чтобы минимизировать интерес со стороны налоговиков, рекомендовано провести ряд профилактических мероприятий. В частности, уделять особое внимание регистрации налоговых накладных. Если вы ее зарегистрировали, а ваш партнер этого не сделал, такие действия могут вызвать блокирование налоговиками накладной и стать аргументом для внеплановой проверки.

Нужно также внимательно смотреть, какие у контрагента прописаны КВЭДы (код вида экономической деятельности).

«Если вы ФЛП третьей группы и у вас в КВЭД указаны только «юридические услуги», а вы получаете от контрагента деньги по КВЭД «розничная торговля», будьте готовы, что вместо 5% вы платите 18% + 1,5% военного сбора. ФЛП должен объяснить контрагентам, которые ему платят деньги, что в назначении платежа они должны указывать правильное наименование услуг в соответствии с КВЭД. У юрлиц также могут возникнуть проблемы, если им заходят деньги не в рамках КВЭД», – говорит Тищенко.

Где взять информацию

Во время проверки контрагента можно пользоваться как бесплатными, так и платными запросами. Сюда входят официальные реестры вроде:

Есть также негосударственные сайты, консолидирующие информацию по всем этим реестрам. Например: 

Эти ресурсы предоставляют бесплатные и платные услуги, где вы получите более подробную информацию о контрагенте в рамках действующего законодательства.

Если информации недостаточно, обратитесь к специальным юридическим или детективным агентствам. Они предоставят более подробную информацию о платежной истории контрагента. Но их услуги стоят недешево.

Для защиты от нечестных контрагентов неплохо бы мониторить отзывы на профильных сайтах, или воспользоваться «сарафанным радио» бизнес-сообщества: предприниматели вашей отрасли, скорее всего, знают, имеет ли этот контрагент негативный шлейф в работе с партнерами.

Будьте внимательными и не позволяйте непорядочному контрагенту испортить свою репутацию.

Related Terms

НЕ ПРОПУСТИТЬ САМОЕ ИНТЕРЕСНОЕ

x